Profi-Tricks: So finden Sie jede Datei sofort

Fehlende Suchwerkzeuge und falsche Suchstrategien kosten Zeit und Nerven. Mit den richtigen Tools und cleveren Tipps finden Sie alles mit einem Klick – am PC und im Web.

Das Finden und Wiederfinden von Inhalten und Dateien gehört zu den fundamentalen Alltagsaufgaben in der digitalen Welt, das Nicht-Finden oder Nicht-Mehr-Finden zu den ärgerlichsten Niederlagen. Dieser Beitrag packt in komprimierter Form alle Aspekte der lokalen Suche und der Websuche zusammen. Danach werden Sie besser suchen und deutlich mehr finden – vielleicht sogar alles? Die Tipps gelten für Windows 7, 8.1 und 10.

1. All-in-One-Suche: PC-WELT-PerfectSearch

Das Tool PC-WELT-PerfectSearch vereint mehrere Suchfunktionen unter einer Oberfläche. Sie können damit auf der lokalen Festplatte und im Netzwerk nach Datei- und Ordnernamen suchen. Eine Suche in den Dateiinhalten ist ebenfalls möglich. Außerdem ermöglicht es spezielle Suchfunktionen im Internet etwa nach Bildern, Personen oder Downloads. Bei der Installation von PerfectSearch landen mehrere Suchprogramme auf Ihrem Rechner, die das PC-WELT-Programm nutzt und steuert. Das schnelle Such-Tool Everything (siehe ab Punkt 2) ist als portable Version mit von der Partie, ferner der Spezialist LAN Search Pro . Die Puggle-Desktop-Suche wird ebenfalls eingebunden. Nach Abschluss der Installation startet PC-WELT-PerfectSearch automatisch. Wenn Sie das Fenster minimieren, zeigt sich das Tool als Icon im Infobereich rechts unten neben der Uhr. Per Klick darauf holen Sie das Fenster wieder in den Vordergrund oder Sie verwenden dafür die Tastenkombination Strg-Leertaste. Wenn Sie das Fenster über das rote Kreuz rechts oben schließen, können Sie das Programm per Klick auf „Ja“ komplett beenden oder mit „Nein“ wieder in den Infobereich schicken.

Suchen mit PerfectSearch: Geben Sie in das Feld unter „Was möchten Sie suchen?“ das gewünschte Wort ein, und klicken Sie dann unten auf die passende Suchfunktion. Je nach gewählter Funktion startet dann das lokale Suchprogramm beziehungsweise eine Websuche mit optimierten Filtereinstellungen.

Erste Einstellungen: Mit Klick auf „Optionen/Hotkeys“ sollten Sie festlegen, wo standardmäßig gesucht werden soll, wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, und die Enter-Taste drücken. Nach der Installation ist hier mit „Internet – Allgemein“ eine Websuche mit Google voreingestellt. Sie können jede andere Suchfunktion als Standard setzen, indem Sie diese in der Aufklappliste unter „Standard-Suchfunktion wählen:“ aussuchen. Hinter der Option „PC – Dateiname“ steht eine Suche nach Datei- oder Ordnernamen mit Everything, hinter „PC – Dateiinhalt“ die Puggle-Desktop-Suche und hinter den beiden „LAN“-Optionen das Programm LAN Search Pro. Im „Optionen“-Fenster sehen Sie eine Liste der Tastenkombinationen, über die Sie PC-WELT-PerfectSearch alternativ bedienen können. Dabei gilt nur die Tastenkombination Strg-Leertaste systemweit: Sie holt das minimierte Fenster aus dem Infobereich wieder in den Vordergrund. Alle anderen Tastenkombinationen funktionieren nur, wenn Programmfenster von PerfectSearch geöffnet und auch aktiviert ist.

Beim ersten Start des Programms trägt sich PC-WELT-Perfect-Search in den Autostart-Ordner von Windows ein. Das ist sinnvoll, da Sie das Programm dann immer parat haben. Sie können das aber auch ändern, indem Sie im Programmfenster von PC-WELT-PerfectSearch auf „Optionen/Hotkeys“ klicken und dann den Haken vor „Programm automatisch mit Windows starten“ entfernen.
Im Auslieferungszustand ist PC-WELT-PerfectSearch so eingestellt, dass das Programmfenster nach der Bearbeitung einer Suchanfrage in den Infobereich rechts auf der Taskleiste verschwindet und dort als Lupen-Symbol auftaucht. Auch dieses Verhalten können Sie ändern, indem Sie den Haken vor „Programmfenster nach einer Suche minimieren“ entfernen. Dadurch verändern Sie auch das Standardverhalten, dass das Fenster minimiert wird, sobald es nicht mehr im Vordergrund ist.

Inhaltssuche mit Puggle-Desktop-Suche: Um Puggle nutzen zu können, müssen Sie zuerst die Java-Laufzeitumgebung installieren. Die Inhaltssuche Puggle ist die einzige Funktion in unserem Tool, die den eingegebenen Suchbegriff nicht vom Hauptprogramm übernimmt. Das liegt daran, dass das Tool nach dem ersten Aufruf erst einmal den Suchindex aufbauen muss und dann selbst resident im Hintergrund läuft. Damit dieser Index möglichst vollständig ist, klicken Sie im Fenster „Index Properties“ (Schraubendreher- und -Schlüssel-Symbol unten) auf „Add“ und fügen nacheinander die Ordner hinzu, in denen Sie die Dateiinhalte durchsuchen möchten. Unter „Filetypes“ entfernen Sie bei Bedarf die Häkchen vor Dateitypen, die Puggle nicht berücksichtigen soll. Danach klicken Sie auf „Close“. Falls die Indexierung jetzt nicht automatisch startet, klicken Sie noch auf die „Play“-Schaltfläche am unteren Fensterrand. Ist die Indexierung abgeschlossen, tippen Sie Ihren Suchbegriff einfach in das Feld neben „Search Items“ ein und drücken auf Enter, um die Dateien anzuzeigen, in denen der Begriff vorkommt.

Netzwerksuche mit LAN Search Pro: Hinter den Schaltflächen „Dateiname (LAN Search Pro)“ und „Dateiinhalt (LAN Search Pro)“ steckt eine leistungsstarke Spezialsuche. Sie sucht selbstständig auf Freigaben innerhalb Ihres Netzwerks. Um auf geschützte Freigaben zuzugreifen, müssen Sie die Zugangsdaten über „Edit ➞ Password Management“ in den Passwort-Manager eintragen. Klicken Sie dann auf „Add“, und geben Sie den Pfad in der Form „Computer\Freigabe“ ein. Darunter tragen Sie Benutzernamen und Kennwort ein.

Suchfunktionen, die speziell nach Musik, Büchern, Videos und anderen Downloads fahnden, bietet PC-WELT-PerfectSearch auch. Dazu geben Sie den gewünschten Titel ein und klicken entsprechend auf „Musik“, „Videos“ oder „Bücher“, um eine darauf abgestimmte Google-Suche zu starten. Achten Sie in jedem Fall aber darauf, dass Sie keine urheberrechtlich geschützten Inhalte herunterladen.

Das Suchergebnis lässt sich auf der Google-Ergebnisseite noch verfeinern beziehungsweise genauer eingrenzen, nachdem Sie die Suche über PC-WELT-PerfectSearch gestartet haben:

Verwenden Sie unter „Tools“ statt „Beliebige Zeit“ einen Zeitfilter wie „Letzte Woche“ oder „Letzte Stunde“, um eine zeitkritische Recherche zu starten.

Ergänzen Sie Suchbegriffe um den Operator site:, um nur eine bestimmte Website zu durchsuchen (Beispiel: "windows 10" site:pcwelt.de)

Schließen Sie unerwünschte Ergebnisse mit dem Minuszeichen aus (Beispiel: dingolfing -bmw).
Filtern Sie mit dem Operator „filetype:“ das gewünschte Dateiformat (zum Beispiel: borkenkäfer filetype:pdf).

2. Dateien suchen und finden (I)

Für die reine Dateisuche nach Ordner und Name genügt ein Suchprogramm, das auf Namen spezialisiert ist. Mit gut organisierten Ordnern und Dateinamen und einem geeigneten Tool kommen Sie damit relativ weit. Unangefochten erste Wahl ist das kleine Tool Everything (Bestandteil von PC-WELT-PerfectSearch). Es ist als unentbehrliche Ergänzung selbst dann zu empfehlen, wenn Sie daneben auch anspruchsvollere Suchaktionen benötigen.

Wenn Sie Everything das erste Mal über PC-WELT-PerfectSearch ausführen, wählen Sie die Option „Als Administrator starten“. Nur dann ist es möglich, den Inhalt der Festplatte zu indexieren. Sie müssen allerdings bei jedem Everything-Start den administrativen Zugriff gewähren. Es ist daher bequemer, die Option „Everything-Systemdienst installieren“ zu wählen. Der Dienst sorgt dafür, dass Everything beim nächsten Aufruf die nötigen Zugriffsrechte ohne erneute Bestätigung erhält.

Everything indexiert standardmäßig automatisch alle Festplatten, die mit dem Dateisystem NTFS formatiert sind. Das Verhalten lässt sich über „Extras ➞ Einstellungen“ unter „Datenbank ➞ NTFS-Laufwerke“ ändern.

Die Verwendung des Such-Tools Everything ist einfach: Sie geben in die Eingabezeile unter dem Menü Ihr Suchwort oder mehrere ein. Durch Leerzeichen getrennte Worte interpretiert Everything als AND-Operator: Die Eingabe 2012 bilanz zeigt daher alle Dateinamen, welche in beliebiger Reihenfolge die Suchbegriffe „2012“ und „Bilanz“ enthalten. Aktivieren Sie im Menü „Suchen“ die Option „Pfad beachten“. Dann kann der gesuchte Begriff im gesamten Pfadnamen vorkommen: Beim oben genannten Beispiel finden Sie dann auch eine Datei „Bilanz-Obermeier.xls“, die sich im Ordner „Ablage-2012“ befindet. Wichtige weitere Operatoren sind OR mit dem Zeichen „|“ (Taste AltGr halten und dazu Taste < drücken) und vor allem NOT mit „!“. Mit einem oder mehreren NOT-Operator(en) filtern Sie unnötige Treffer weg, etwa die Kopien aus einem Backup-Ordner.

Die Ergebnisliste nutzen Sie praktisch wie ein Explorer-Fenster. Registrierte Dateitypen starten daher per Doppelklick, nach Rechtsklick können Sie den Ordner der Datei öffnen („Pfad öffnen“). Everything bietet zahlreiche Ansichts-, Farb- und Zoomoptionen, Ausschlussmöglichkeiten für Laufwerke, eine Kommandozeilensyntax, einen Servermodus, den Einsatz als Hintergrunddienst und mehr. Technisch Interessierte können diese Möglichkeiten über die Menüs „Suchen“ sowie „Extras ➞ Einstellungen“ nutzen. Für die meisten Anwender reichen aber die wenigen hier genannten Einsatzregeln völlig aus. Einige raffiniertere Tipps folgen im nächsten Punkt.

3. Dateien suchen und finden (II)

Wo ist die Excel-Datei, die ich letzte Woche erstellt habe? Zu den Dateiattributen gehören nicht nur Pfad und Namen, sondern auch Erstell- und Änderungsdaten sowie Größenangaben. Daher sollte es eigentlich einfach sein, obige Frage zu beantworten. Ist es auch, aber längst nicht jeder weiß wie:

Variante 1: Everything bietet eine umfangreiche Suchsyntax. Die Eingabe dc:lastweek oder genauer dc:lastweek xls beantwortet die obige Frage sofort. Dabei steht dc: für „datecreated“ oder alternativ dm: für „datemodified“. Statt einer der vorgegebenen Variablen wie lastweek oder today können Sie auch ein festes Datum in der Form dc:>18/05/2019 xls verwenden. Öfter benötigte Suchfilter legen Sie am besten über „Lesezeichen ➞ Lesezeichen hinzufügen“ ab und erreichen diese dann mit zwei Klicks. Die rund 100 Operatoren, Funktionen, Konstanten der Syntax verrät Everything in knappster Form unter „Hilfe ➞ Such-Syntax“.

Variante 2: Auch der Windows-Explorer beherrscht mit seinem Suchfeld die Suche nach Dateiattributen aller Art. Zwei oder mehrere Wörter gelten als UND-Verknüpfung. Um einen Begriff auszuschließen, verwenden Sie ein vorangestelltes Minuszeichen. Die Möglichkeiten reichen aber weit über diese einfache Syntax hinaus: Die Windows-Suche unterstützt zahlreiche Eigenschaften wie „name:“, „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ und „größe:“. Durch den Doppelpunkt erkennt Windows, dass Sie eine Eigenschaft abfragen wollen. Für eine Datumssuche navigieren Sie zunächst in den Ordner, wo sich die gesuchten Dateien vermutlich befinden, um die Datenmenge zu begrenzen. Geben Sie dann in das Suchfeld datum: ein. Windows erkennt die Eingabe als Dateieigenschaft – die Eingabe wird blau gefärbt und ein Kalender klappt aus. Klicken Sie auf ein Datum, das einige Tage zurückliegt. Dann fügen Sie nach der Eingabe datum: ein > hinzu – etwa datum:>18.05.2019 . Jetzt erhalten Sie alle Dateien angezeigt, die an und nach diesem Datum erstellt wurden. Der Explorer bietet auch voreingestellte Variablen wie „Gestern“ oder „Letzte Woche“.

Unterschiede zwischen Everything und Windows-Suche: Der Windows-Explorer ist stets zur Hand, seine Benutzung sowie Syntax eventuell etwas eingängiger. Eine ansprechende Geschwindigkeit können Sie aber nur erwarten, wenn die zu durchsuchenden Daten von der Indizierung erfasst sind (siehe „Systemsteuerung ➞ Indizierungsoptionen“). Selbst dann bleibt Everything bei der Dateisuche die eindeutig schnellere Alternative.

Neuere Dateien suchen: Das Suchfeld im Explorer versteht die Eingabe datum: sofort und blendet einen Kalender ein. Darunter gibt es Variablen wie „Letzte Woche“.

4. Dateiinhalte und Metadaten suchen

Die Dateiattribute Name, Ordner, Größe, Datum stehen im Dateisystem, der Inhalt von Dateien jedoch nicht. Zum Inhalt zählen der Text von Office-, Text-, PDF- oder Html-Dateien, ferner aber auch spezielle Metadaten wie der Exif-Block (Exchangeable Image File Format) oder der IPTC-Block (International Press Telecommunications Council) oder Geo-Daten in Bilddateien sowie auch ID3-Tags in Musikdateien mit Interpret, Album, Titel, Genre. Um Dateiinhalte zu durchsuchen und zu verändern, gibt es praktisch für jede prominente Dateisorte Spezialprogramme: Für Bilddateien sind etwa Xnview oder Digikam zu empfehlen. Die Tags von Audiodaten können Player und Mediencenter wie etwa iTunes, der Windows Media Player oder Spezial-Tools wie MP3tag einlesen und ändern. Der Foxit Reader bietet eine PDF-Suche über ganze Ordner hinweg. Für das Auffinden von Dateien genügt aber eine Desktop-Suche, die alle diese Dateiinhalte berücksichtigt.

Windows-Desktop-Suche: Windows hat standardmäßig eine Desktop-Suche an Bord: Das Suchfeld im Explorer findet auch Dateiinhalte und Metadaten. Im eingeblendeten und ausreichend groß aufgezogenen Detailbereich (Windows 8.1/10: „Ansicht ➞ Detailbereich“) zeigt der Explorer die Metadaten nicht nur an, sondern kann sie dort auch editieren. Die Suche nach Dateiinhalten und Metadaten setzt aber voraus, dass Sie die betreffenden Ordner oder Laufwerke in die Indizierung aufgenommen haben. Der direkte Weg führt dabei über „Systemsteuerung ➞ Indizierungsoptionen ➞ Ändern ➞ Alle Orte anzeigen“. Hier können Sie im Fensterbereich „Ausgewählte Orte ändern“ den Index erweitern. Eine indirekte Möglichkeit führt über die Bibliotheken: Wenn Sie im Navigationsbereich des Explorers eine Bibliothek wie „Musik“ rechts anklicken, nehmen Sie mit „Eigenschaften“ und „Hinzufügen“ neue Ordner auf. Bibliotheksordner indiziert die Windows-Suche standardmäßig. Windows-10-Nutzer gehen zuerst auf „Ansicht ➞ Navigationsbereich ➞ Bibliotheken anzeigen“, damit die Bibliotheken im Windows-Explorer erscheinen.

Das Suchfeld im Windows-Explorer bezieht sich immer auf den aktuellen Ordner und nicht etwa auf den gesamten Index. Wenn Sie im gesamten Index suchen möchten, sollten Sie die Tastenkombination Win-F (Windows 10: Win-S) verwenden.

5. Docfetcher: Schnelle Desktop-Suche

Wo die schnelle Textsuche im Vordergrund steht, ist der unkomplizierte Docfetcher Favorit. Das Tool benötigt eine Java-Laufzeitumgebung und läuft unter Linux, Mac OS X und Windows. Im Docfetcher Download-Bereich laden Sie das Setup-Paket herunter, das die Java-Laufzeitumgebung (32-Bit) automatisch installiert, wenn diese auf dem Rechner noch nicht vorhanden ist. Alternativ gibt es auch eine portable Version als ZIP-Archiv, Java müssen Sie dann selbst installieren. Standardmäßig wird Docfetcher im Ordner „C:\Programme (x86)\DocFetcher“ installiert. Im Unterverzeichnis „misc“ finden Sie weitere Versionen des ausführbaren Programms. Es ist empfehlenswert, die Datei DocFetcher-1024.exe in den Installationsordner zu kopieren und diese Standardmäßig zu starten. Dem Tool stehen dann 1 GB Hauptspeicher zur Verfügung, was bei umfangreichen Index-Dateien die Gefahr von Speicherengpässen verringert. Wenn Sie ein 64-Bit Java einsetzen, können Sie auch DocFetcher-8192_64-bit-Java.exe verwenden (8 GB Hauptspeicher).

Index erstellen: Um einen Suchindex zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das leere Feld unter „Suchbereich“ und gehen im Kontextmenü auf „Index erstellen aus ➞ Ordner“. Nach Auswahl des zu durchsuchenden Ordners startet ein Klick auf „OK“ die Indexierung. Sie können auf diese Weise mehrere Ordner in den Suchbereich aufnehmen. Das Programm durchsucht Libre Office, Microsoft Office, PDF, EPUB, RTF, HTML, puren Text, aber auch MP3 und JPG einschließlich eventueller Kommentierungs-Tags. Die Analyse beschränkt sich aber auf Textinformationen, Exif-Tags von Bildern oder Bitraten bei Audio können Sie nicht abfragen.

Index aktualisieren: Wenn Docfetcher läuft, bemerkt das Programm geänderte oder neue Dateien automatisch und nimmt sie in den Index auf. Sie können aber auch im Kontextmenü eines Eintrags im Suchbereich jederzeit auf „Aktualisieren“ gehen. Da Docfetcher dabei nur neue Daten berücksichtigt, ist dies schnell erledigt.

Suche in Docfetcher: Die Suche starten Sie mit einem Suchbegriff oben im Suchfeld und Eingabetaste oder Klick auf „Suchen“. Ob Docfetcher mehrere durch Leerzeichen getrennte Wörter als logisches UND oder als ODER verknüpft, ist über die Einstellungen (rechts oben kleines Zahnradsymbol) zu steuern. Explizites AND, OR und NOT in Großbuchstaben (alternativ "||", "&&" und "-") ist natürlich ebenfalls möglich. Bei mehreren Wörtern in Anführungszeichen wird nach der gesamten Phrase gesucht. Wichtig vor allem für umfangreichere Dokumente ist auch die Near- oder Nachbarschafts-Suche. Der Suchbegriff

"Windows Registry" ~15

findet Texte, in denen diese beiden Wörter höchstens 15 Wörter voneinander entfernt stehen. Informationen zur Suchsyntax finden Sie in der Hilfe, die Sie über das Fragezeichen-Symbol rechts oben im Fenster aufrufen. Navigieren Sie zum Abschnitt „Fortgeschrittene Nutzung“ und klicken Sie auf „Suchanfrage-Syntax-Seite“.

Einer der entscheidenden Vorzüge von Docfetcher ist das Vorschaufenster. Es zeigt die passenden Textabsätze an, zeichnet dabei die Suchwörter farblich aus und erlaubt Markieren und Kopieren. Über die Schaltfläche mit dem Pfeil-nach-unten-Symbol lassen Sie sich die nächste Fundstelle anzeigen. Das Laden der eigentlichen Quelldatei wird dadurch in den allermeisten Fällen unnötig, ist aber durch Doppelklick in der Dateiliste jederzeit möglich.

6. Windows-Systemoptionen durchforsten

Systemeinstellungen finden Sie bei Windows 7 und 8.1 vor allem in der Systemsteuerung. Die gibt es zwar auch bei Windows 10, allerdings wandern mit jeder Version mehr Optionen in die „Einstellungen“, die Sie schnell mit der Tastenkombination Win-I aufrufen. Teilweise gibt es in den „Einstellungen“ Links zur Systemsteuerung. Wenn Sie unter Windows 10 die Systemsteuerung direkt öffnen wollen, verwenden Sie beispielsweise die Tastenkombination Win-Pause und klicken dann auf „Startseite der Systemsteuerung“.

Die beste Möglichkeit, abgelegene Funktionen in Windows zu finden, ist das Suchfeld rechts oben im Fenster der Systemsteuerung. Wenn Sie hier etwa kenn oder pass eingeben, filtert Windows alle Funktionen, die mit Kennwörtern zusammenhängen.

Wenn Sie den skurrilen Eingabefilter e ODER n ODER a verwenden, zeigt die Systemsteuerung praktisch alle Funktionen – ähnlich dem sogenannten „God Mode“: Dieser Modus ist nicht mehr als eine ungefilterte Ansicht der Systemsteuerung mit allen Unterfunktionen.

Sie können diese Anzeige der Systemsteuerung auch durch ihre Class-ID

{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}

erzwingen: Dazu genügt es, einen Ordner mit beliebigem Namen und obiger Extension anzulegen, also etwa

AlleTasks.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}

Weitere Informationen: God Mode unter Windows 10 per Trick freischalten

Das Suchfeld in der „Einstellungen“ von Windows 10 führt ebenfalls zu den gewünschten Optionen. Im Suchergebnis sehen Sie in der Regel zunächst eine kurze Liste mit Fundstellen. Klicken Sie auf „Alle Ergebnisse“, wenn das Gesuchte noch nicht dabei ist. Schwarz/Weiße Symbole deuten auf eine Fundstelle in den „Einstellungen“ hin, farbige Symbole führen zur Systemsteuerung.

Alternativ können Sie unter Windows 10 auch das Suchfeld in der Taskleiste neben dem Icon für das Startmenü verwenden. Es zeigt Ergebnisse aus den „Einstellungen“ und der Systemsteuerung.

Um viele wichtige Systemzentralen auf einen Mausklick zu legen, hilft erneut das Suchfeld – jetzt im Windows-Explorer. Navigieren Sie mit dem Explorer zum Ordner \Windows\System32 . Dort geben Sie im Suchfeld folgenden Filter ein (Beispiel):

ordnername:system32 UND (erweiterung:(cpl ODER msc) ODER name:syst*.exe)

Sie erhalten als Ergebnis alle Systemsteuerung-Applets, alle MSC-Verwaltungskonsolen sowie einige Systemzentralen. Solche Filter sollten Sie – eventuell noch übersichtlich gruppiert oder sortiert – mit „Suche speichern“ dauerhaft ablegen. Sie erscheinen als Links unter „Suchvorgänge“ im Navigationsbereich des Explorers innerhalb des eigenen Profil-Ordners und sind unter %userprofile%\Searches gespeichert.

So erreichen Sie häufig genutzte Suchanfragen am schnellsten: Tippen Sie %userprofile%\Searches in die Adressleiste des Windows-Explorers ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Favoriten“ (Windows 10: „Schnellzugriff“) und wählen Sie den Menüpunkt „Aktuellen Ort zu Favoriten hinzufügen“ beziehungsweise „Aktuellen Ordner an Schnellzugriff anheften“. Über „Suchvorgänge“ haben Sie dann Zugriff auf alle gespeicherten Suchen. Sie können auch eine der gespeicherten Suchen öffnen und dann diese zu den Favoriten beziehungsweise zum Schnellzugriff hinzuzufügen.