TIME TRACKING: FÜNF ZEITERFASSUNGSTOOLS IM VERGLEICH

Für Stechuhr und Stundenzettel hat die Stunde geschlagen. Apps zur Zeiterfassung erledigen diese Aufgabe flexibler.

Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das betrifft die gesamte Arbeitszeit, nicht etwa nur die Überstunden. Das hat der Europäische Gerichtshof kürzlich entschieden. Denn nur so lasse sich überprüfen, ob zulässige Arbeitszeiten überschritten werden, hieß es zur Begründung.

ARBEITSWELTEN ÄNDERN SICH
Zwar ist die Stechuhr vielerorts längst einer elektronischen Zeiterfassung gewichen, doch um das „Ein- und Ausstempeln“ kommen Arbeitnehmer nicht herum. Wenn ihr im Unternehmen aber gleitende Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten, häufige Business-Meetings außer Haus und regelmäßig Geschäftsreisen habt, wird es aufwendiger, Arbeitszeiten zu erfassen. Da können digitale Zeiterfassungstools eine große Hilfe sein, denn sie lassen sich flexibel an eure Aufgaben anpassen.

AUF DIE EINFACHE ART
Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden, Stundenzettel haben sich schließlich bewährt. Eure Arbeitsstunden zu notieren, geht auch digital. Und zwar mit der Zeiterfassungs-App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Die BMAS-App funktioniert ganz einfach. App aufs iPhone laden, Name und die E-Mail-Adresse eures Arbeitgebers eintragen – und eure Arbeit kann beginnen. Wenn ihr Pause macht, einfach Pause drücken und anschließend wieder Start. Am Ende des Arbeitstages klickt ihr auf Stopp und die Daten werden in der App gespeichert. Über ein Menü in der unteren Leiste seht ihr eure geleisteten Arbeitszeiten und könnt diese per E-Mail an euren Arbeitgeber senden. Praktisch ist es auch, dass euch die App auf die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit hinweist, wenn ihr länger keine Pausenunterbrechung macht. Leider könnt ihr bei dieser einfachen App keine Krankheits- und Urlaubstage eintragen.

KONZENTRATION AUF DAS WESENTLICHE
Wenn ihr genau darauf Wert legt, solltet ihr euch die iOS App Stechuhr X ansehen. Auch sie konzentriert sich auf das Wesentliche: die Erfassung der Arbeitszeit. Der Unterschied ist, dass ihr mit einem Klick auch Urlaubs- oder Krankheitstage eintragen könnt. Feiertage lassen sich nur mit der kostenpflichtigen XT-Version der App einpflegen. Ansonsten tragt ihr mit der iOS App auf eurem iPhone eure Arbeitszeiten ein, nachdem ihr Pausenzeiten und Wochenstunden vorab eingestellt habt. Auch hier schickt ihr per E-Mail oder als Excel CSV-Datei die Arbeitszeiten an den Arbeitgeber. Eine simple App, die tut, was sie soll.

TEAMARBEIT LEICHT GEMACHT
Neben reinen Zeiterfassungs-Apps findet ihr im App Store auch einige Hybrid-Lösungen. Apps, die Time-Tracking, aber auch Funktionen für das Projektmanagement oder eine Aufgabenverwaltung enthalten. Tyme 2 sticht hier hervor, weil sie vielfältig einsetzbar ist. Die App kontrolliert nicht nur die eigene Arbeitszeit, als Team-Tyme-Version kann sie auch die Zeiterfassung für ein ganzes Team oder ein Unternehmen verwalten – inklusive der Team-Projekte und -Aufgaben. Und das läuft auch geräteübergreifend auf eurem Mac, dem iPhone und iPad sowie der Apple Watch. Ihr könnt eine laufende Zeiterfassung oder einen Timer jederzeit stoppen, wenn ihr beispielsweise von einem auswärtigen Meeting direkt nach Hause fahrt. Über die Apple Watch beendet ihr die Zeiterfassung an eurem Büroprojekt. Einen Timer könnt ihr aber auch automatisch starten und stoppen, indem ihr Geofencing nutzt, also automatisch eine Aktion auslöst, wenn ihr einen bestimmten Ort, zum Beispiel das Firmengelände, betretet oder verlasst.

Die App unterscheidet zwischen Teamleiter und -mitgliedern. Als Teamleiter ordnet ihr jedem Teammitglied individuell Projekte und Aufgaben zu und plant Budgets sowie Stundensätze. Ein Teammitglied sieht alle für sich relevanten Projekte und Aufgaben. Und um seine Tätigkeit genauer zu erfassen, kann es eigene Teilaufgaben selbst hinzufügen. Und Tyme kann noch mehr: Ihr könnt eure Arbeitsauslastung und Arbeitszeiten über eine Statistik kontrollieren, bis hin zu den Pausen. Detaillierte Statistiken geben dem Teamleiter Auskunft über die Arbeitsbelastungen und Arbeitszeiten des Teams.