Mit diesen fünf Tipps erhalten Sie die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Ihres Druckers und Multifunktionsgeräts – und zwar auf lange Sicht und ohne viel Aufwand.
Die Drucker und Multifunktionsgeräte im Unternehmen und Home Office sind stille Arbeiter. Sobald sie eingerichtet sind, arbeiten sie zuverlässig alle Druck-, Scan- und Kopieraufgaben ab. Meldungen erhalten Sie vom Gerät nur, wenn etwas aufgebraucht ist – etwa bei einer leeren Papierkassette, einem verbrauchten Toner oder einem vollen Resttonerbehälter. So soll es auch bleiben, am besten für die nächsten Jahre. Gut, dass Sie viel dazu beitragen können, dass Ihr Ausgabegerät dauerhaft fit bleibt. Die besten Tipps finden Sie in diesem Beitrag.
1. Original-Verbrauchsmaterial verwenden
Egal, ob Sie Tintenstrahl- oder Laserdrucker im Office einsetzen – es ist sehr verlockend, statt der originalen Tintenpatronen und Tonerkartuschen vom Hersteller die weitaus günstigeren Angebote von Drittanbietern zu verwenden. Die Folgen können allerdings verheerend sein. Denn gerade bei Druckern und Multifunktionsgeräten im Office-Einsatz sind Defekte wie verstopfte Tintendüsen oder schadhafte Bildtrommeln sowie Entwicklereinheiten nicht einfach nur ärgerlich. Vielmehr können die Ausfallzeiten Abläufe so stark verzögern, dass sie richtig ins Geld gehen oder ganze Projekte gefährden.
Durch den Einsatz von Original-Verbrauchsmaterial minimieren Sie diese Risiken. Tinten und Toner vom Hersteller sind genau auf die jeweiligen Modelle abgestimmt. Die Ausgabequalität bleibt konstant hoch. Auch die Drucker-Komponenten sind nicht über Gebühr belastet. Manche Hersteller belohnen den Einsatz von Original-Verbrauchsmaterial zusätzlich: So verlängert sich bei Xerox für manche Geräte-Reihen – etwa der Versalink-Serie – die Garantie um weitere 12 Monate, wenn Sie die Originaltoner des Herstellers einsetzen.
2. Auf Papierqualität achten
Im Büroalltag kommt in erster Linie Normalpapier zum Einsatz. Doch auch hier gibt es unterschiedliche Qualitäten. So sind die Oberflächen von Recycling-Papier recht grob in der Faserung, wodurch die Tinte stark verlaufen kann, was zu Lasten der Lesbarkeit von Texten geht. Laserdrucker haben dagegen mit Recycling-Papier keine Druckprobleme, da der Toner mit hoher Hitze auf der Oberfläche fixiert wird und nicht in die Tiefe sinkt. Allerdings sollten Sie nicht blind zu irgendeinem Papier greifen. Der Grund: Das Papier durchläuft während des Druckprozesses einen relativ langen Weg in der Maschine. Dabei wird es gewendet oder durch Rollen geführt. Besteht das Druckmaterial aus geringer Qualität, lösen sich leichter Mini-Partikel, die mit der Zeit das Gehäuseinnere verschmutzen oder ungewollt zusammen mit Toner auf den Ausdrucken landen können.
Wenn Sie sicher sein wollen, dass Papier und Drucker perfekt zusammenpassen, dann wählen Sie das Druckpapier vom Gerätehersteller. Es ist auf die Geräte der eigenen Marke gut abgestimmt. Gleichzeitig sollte Normalpapier nicht zu leicht sein. Denn gerade dünnes Papier wird vom Drucker nicht so gut erfasst und knittert leicht. Sie vermeiden Papierstaus, wenn Sie sich für Qualitäten mit 80 Gramm pro Quadratmeter entscheiden.
3. Papier richtig einlegen
Damit das Papier richtig in der Papierzufuhr des Druckers landet, finden Sie auf den Packungen oft einen Pfeil. Seine Richtung gibt an, welche Seite des Papiers zuerst bedruckt werden soll. Bei Normalpapier sollte das eigentlich keine Rolle spielen. Das stimmt grundsätzlich. Trotzdem trägt der Pfeil zu einer guten Verarbeitung im Drucker bei. Denn richtig eingelegt, durchläuft das Papier auch problemlos den Wendevorgang von Duplex-Einheiten, die das Papier automatisch vorne und hinten bedrucken. Und nur eine reibungslose Papierverarbeitung lässt den Drucker auf Dauer zuverlässig arbeiten.
4. Standby-Zeiten konfigurieren
Auch wenn mehrere Nutzer auf die Drucker und Multifunktionsgeräte im Büro zugreifen, laufen diese nicht pausenlos. Im Gegenteil: Auf mehrere aufeinanderfolgende Druckaufträge folgt meist eine Ruhephase, bevor die nächsten Aufträge am Gerät eingehen. Bleibt das Ausgabegerät während des ganzen Tages im Bereitschaftsmodus, ist besonders bei Laserdruckern der Energieaufwand enorm, um die einzelnen Komponenten wie etwa die Fixiereinheiten auf Betriebstemperatur zu halten. Das wirkt sich nicht nur negativ auf den Stromverbrauch aus, sondern beschleunigt auch den Verschleiß der Komponenten. Sie wirken dem entgegen, indem Sie ein Intervall für den Standby-Modus definieren – etwa fünf Minuten.
Vergessen Sie gleichzeitig nicht, dass Drucker mit dem Ruhemodus eine weitere Energiesparstufe mitbringen. Hier benötigen sie oft nur einige Watt oder senken den Energiebedarf sogar unter ein Watt. Für den Ruhemodus bietet sich ein Intervall von 20 Minuten an. Ist die Einstellung erst einmal aktiviert, können Sie zudem auch sicher sein, dass sich Ihr Gerät automatisch herunterschaltet, wenn das Büro nicht besetzt ist – etwa in der Nacht oder am Wochenende.
Die Einstellungen können Sie bei vielen Druckern und Multifunktionsgeräten mit Display direkt am Gerät vornehmen. Bequemer geht es über ein Webinterface. Besonders für Admins erleichtert es die Steuerung mehrerer Ausgabegeräte im Unternehmen. Bei den Modellen der Xerox-Versalink-Reihe, die Modellvarianten wie C400, C500, C7000 und C405 umfasst, nehmen Sie die Einstellungen unter „System -> Energiesparbetrieb“ vor. Die Zeitintervalle legen Sie in Minuten fest. Dazu lässt sich definieren, ob vorhandene USB-Anschlüsse auch im Ruhemodus aktiv bleiben sollen. Selbst die Auto-Abschaltung lässt sich regeln. Soll das Gerät zwar herunterschalten, aber gleichzeitig ansprechbar bleiben, wählen Sie hier „Aus“.
5. Regelmäßiger Printercheck
Serviceverträge mit Dienstleistern, die die Drucker und Multifunktionsgeräte im Büro regelmäßig durchchecken, Komponenten austauschen und das Innere unter die Lupe nehmen, lohnen sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße. In vielen kleinen Firmen lässt sich diese Aufgabe zumindest teilweise auch intern übernehmen. Denn meist reicht ein regelmäßiger Blick ins Innere Ihres Laserdruckers oder des Multifunktionsgeräts, um den Zustand zu überprüfen. Sehen Sie etwa, dass sich viel Tonerstaub im Gehäuse angesammelt hat, entfernen Sie ihn mit einem Staubsauger. Ein Aufsatz auf die Saugdüse stellt dabei sicher, dass Sie auch enge Stellen erreichen und den Staub nicht unfreiwillig in der Luft verteilen.
