Akkus Mir

Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Auf PC, Notebook, Tablet oder Smartphone. Mit Desktop-App, Web-Browser oder Smartphone-App.

Wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind und deshalb Ihre Mails nicht lesen können, sollten Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Schickt Ihnen dann jemand während Ihrer Abwesenheit eine Mail, dann informiert Outlook den Absender in einer Abwesenheitsmeldung, dass Sie diese Mail nicht sofort lesen können. Sie können aber auch andere Informationen für den Absender eintragen, zum Beispiel, dass Sie Ihre Mails nur zeitverzögert lesen und beantworten (wenn Sie sich beispielsweise in einer anderen Zeitzone aufhalten) oder aber einen Kollegen als Urlaubsvertretung angeben.

So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook – auf PC/Laptop, im Web-Browser oder in der Outlook-App.

Outlook-Abwesenheitsnotiz auf dem PC oder Notebook einrichten

1. Klicken Sie in Outlook auf dem PC oder Notebook links oben auf den Reiter „Datei“ und auf der dann erscheinenden Seite „Kontoinformationen“ auf „Automatische Antworten“. Es öffnet sich ein Pop-up.
Hinweis: In sehr alten Outlook-Versionen finden Sie diese Funktion unter „Extras > Abwesenheitsassistent“.

2. Stellen Sie im Pop-up ganz oben von „Keine automatischen Antworten senden“ auf „Automatische Antworten senden“ um. Da Sie sicherlich nicht ständig automatische Antworten verschicken wollen, setzen Sie jetzt noch das Häkchen vor „Nur in diesem Zeitraum senden:“ und tragen dann den entsprechenden Zeitraum ein. Innerhalb des Freifeldes tragen Sie zudem den Antworttext ein, den Outlook automatisiert während Ihrer Abwesenheit schicken soll.

3. Standardmäßig machen Sie das zunächst für Mailversender innerhalb Ihrer Organisation. Klicken Sie danach auf „Außerhalb meiner Organsation (An)“, damit Outlook die automatischen Antworten auch an externe Versender von Mails verschickt. Um zu vermeiden, dass jede an Sie gerichtete Mail die von Ihnen eingetragene Antwort bekommt, sollten Sie noch das Häkchen vor „Nur meine Kontakte“ aktivieren. Andernfalls bekommen auch Spam-Mailversender und Newsletter-Versender Ihre Standardantwort.

4. Falls Ihnen diese Standardvorgaben nicht reichen, können Sie über den Button „Regeln“ auch noch spezifische Antworten festlegen, abhängig zum Beispiel von Absender, Betreff oder Nachrichtentext.

5. Klicken Sie dann auf „Ok“, um die automatische Antwort zu aktivieren. Sie können diese automatischen Antworten jederzeit wieder deaktivieren oder ändern.

Hinweis: Falls Ihr Outlook die Funktion „Automatische Antworten“ nicht unterstützt, können Sie als Alternative Outlook-Regeln erstellen, um Ihre Mail-Nachrichten automatisch beantworten zu lassen. Wie Sie dabei vorgehen, erläutert Microsoft hier.

Outlook-Abwesenheitsnotiz im Browser einrichten

Sie können eine Abwesenheitsnotiz auch ohne die Outlook-Desktop-Anwendung einrichten. Dazu rufen Sie im Browser die Seite https://outlook.office.com auf und melden sich mit Ihrem Login an. Dieser Weg funktioniert auf PC, Notebook, Tablet und Smartphone. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ rechts oben und dann auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. In der sich dann öffnenden Seite wählen Sie „E-Mail, Automatische Antworten“. Die weitere Vorgehensweise ist danach identisch mit dem Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook auf dem Desktop-PC.

Outlook-Abwesenheitsnotiz in der Outlook-App einrichten

Sie können auch in der Outlook-App für iOS oder Android eine Abwesenheitsnotiz/Abwesenheitsmeldung/Automatische Antwort erstellen. Öffnen Sie hierzu die Outlook-App und klicken Sie links oben auf Ihr Foto-Icon, dann unten auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ und danach auf Ihr Konto in Office 365.

Wählen Sie dann den Menüpunkt „Automatische Antworten“ aus und schieben Sie auf der folgenden Seite den Regler nach rechts. Jetzt können Sie entscheiden, ob Sie „Allen antworten“ oder „Nur meiner Organisation antworten“ wollen. Die Vorgehensweise ist also geringfügig anders als in der Desktop- und in der Browser-Version von Outlook. Geben Sie den gewünschten Text ein – gegebenenfalls unterschiedliche Texte für externe Kontakte und firmeninterne Kontakte – und tippen Sie auf „Fertig“.

Windows kann Geheimnisse gut für sich behalten. Denn das Betriebssystem bietet zahlreiche Verstecke und Optionen, um Dateien und Funktionen von der Bildfläche verschwinden zu lassen.

Wenn neben Ihnen noch andere Personen an Ihrem Computer arbeiten, etwa an Ihrem Rechner zu Hause oder im Büro oder auch an einem Schulcomputer, dann empfiehlt es sich, die gespeicherten Dokumente und Einstellungen zu schützen. Unter Windows können Sie verschiedene Zugriffsbeschränkungen definieren, was allerdings im Fall der Dokumente den Nachteil hat, dass man vom Dateinamen häufig auf den Inhalt schließen kann. Besitzer der Home-Version von Windows stehen zusätzlich vor dem Problem, dass dort der Gruppenrichtlinien-Editor fehlt, mit dem sich viele Systemeinstellungen sichern lassen.

Um die eigenen Dateien gut zu schützen, können Sie diese auf verschiedenen Wegen verstecken. Wie das funktioniert, steht im Kasten ganz unten. Gleichzeitig ist es möglich, eine Vielzahl von Windows-Elementen unsichtbar oder unerreichbar für den Benutzer zu machen. Hierzu zählen beispielsweise die Elemente im Startmenü, die Icons im Infobereich und auf dem Desktop sowie etliche Einstellungsseiten.

Icons verstecken

In Windows 10 gibt es gleich mehrere Möglichkeiten, um Symbole auf dem Desktop aus- und wieder einzublenden. Die Standard-Icons „Dieser PC“, „[Benutzername]“, „Netzwerk“ sowie „Papierkorb“ ließen sich schon in früheren Windows-Versionen anzeigen und verbergen. In Windows 10 hat sich jedoch der Pfad zu dem verantwortlichen Fenster geändert: Rufen Sie im Startmenü die „Einstellungen“ auf, öffnen Sie als Nächstes „Personalisierung“ und klicken Sie dann dort auf der linken Seite auf „Designs“. Scrollen Sie nun auf der rechten Seite nach unten und klicken Sie in der Folge auf den Link „Desktopsymboleinstellungen“. Im nächsten Fenster löschen Sie die Häkchen vor den Symbolen, die Sie ausblenden wollen, und bestätigen mit „OK“. Sie können aber auch ganz einfach sämtliche Icons auf dem Desktop verschwinden lassen. Klicken Sie zu diesem Zweck mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle und gehen Sie im Anschluss daran auf „Ansicht –› Desktopsymbole anzeigen“.

Ebenso einfach ist die Steuerung der Symbole im Infobereich: Klicken Sie mithilfe der rechten Maustaste auf die Taskleiste und wählen Sie „Taskleisteneinstellungen“. Jetzt scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Infobereich“ und klicken zunächst einmal auf den Link „Systemsymbole aktivieren oder deaktivieren“. Dort können Sie die einzelnen Elemente des Infobereiches wie etwa die Uhr oder das Netzwerksymbol ein- und ausblenden. Bei Funktionen und Komponenten, die Ihr Rechner nicht anbietet, haben die Schalter keine Funktion.

Wer die Funktionen nicht benötigt, kann auch die Buttons von Cortana und der aktiven Anwendungen von der Taskleiste entfernen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Leiste und anschließend auf die Einträge „Cortana-Schaltfläche anzeigen“ respektive „Taskansicht-Schaltfläche anzeigen“. Auch das Suchfeld lässt sich aus der Taskleiste herausnehmen: Gehen Sie mit einem Rechtsklick auf die Leiste, „Suchen –› Ausgeblendet“, fertig. Die Suche funktioniert trotzdem noch. Öffnen Sie einfach das Startmenü und tippen Sie Ihren Suchbegriff ein.

Startmenü bereinigen

Neugierige Personen können bereits mit den Informationen des Startmenüs viel darüber erfahren, was Sie in den vergangenen Tagen gemacht haben. So zeigen etwa die Kacheln für die einzelnen Anwendungen nach einem Klick mit der rechten Maustaste unter „Zuletzt verwendet“ die Dateien an, die Sie zuletzt geöffnet hatten. Klicken Sie auf die Kachel des Explorers, so nennt sie Ihnen die am häufigsten besuchten Ordner. Im Explorer-Fenster selbst steht unter „Zuletzt verwendete Dateien“ eine Liste der Files, die Sie sich zuvor angeschaut hatten. Um diese Listen zu löschen und zu deaktivieren, gehen Sie in die „Einstellungen“ und klicken auf „Personalisierung“ und „Start“. Schalten Sie auf der rechten Seite ganz unten die Option „Zuletzt geöffnete Elemente in Sprunglisten im Startmenü oder auf der Taskleiste und im Datei-Explorer-Schnellzugriff anzeigen“ aus.

Auf der gleichen Einstellungsseite befinden sich zusätzliche Schalter, mit denen Sie das Startmenü modifizieren können. Mittels „Zuletzt hinzugefügte Apps anzeigen“ sowie „Meistverwendete Apps anzeigen“ entfernen Sie die entsprechenden Links aus dem Menü. Aber aufgepasst: Die Statistik wird hierdurch nicht gelöscht. Sobald Sie die Anzeigen wieder aktivieren, tauchen die Programmnamen auch wieder in der alten Reihenfolge auf.

Klicken Sie nunmehr ganz unten auf den Link „Ordner auswählen, die im Startmenü angezeigt werden“. Mit der folgenden Liste an Schaltern steuern Sie, welche Icons ganz links in der Randspalte des Startmenüs erscheinen sollen. Alle diese Ordner sind jedoch auch auf anderem Wege erreichbar, im Notfall über die Suche.

Natürlich können Sie auch die Kacheln aus dem Startmenü verschwinden lassen. Das geht ganz leicht: Klicken Sie dazu die Kachel mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Von ‚Start‘ lösen“.

Im Netzwerk unsichtbar werden

Windows bietet zudem an, Ihren Computer im Netzwerk zu verbergen. Dabei gibt es verschiedene Abstufungen. Wenn es darum geht, den Rechner lediglich unsichtbar zu machen, jedoch weiterhin den Zugriff auf seine Freigaben zu ermöglichen, gehen Sie folgendermaßen vor: Öffnen Sie die „Eingabeaufforderung“ mit Administrator-Rechten, indem Sie Eingabe in das Suchfeld der Taskleiste eintippen, den Treffer „Eingabeaufforderung“ mit der rechten Maustaste anklicken und dann „Als Administrator ausführen“ wählen. Geben Sie daraufhin den Befehl

net config server /hidden:yes 

ein und bestätigen Sie mittels Enter. Ihr Rechner ist jetzt aus der Netzwerkumgebung der anderen PCs im Netz verschwunden, er ist aber noch über die direkte Eingabe des Rechner namens erreichbar. Wenn Sie den PC wieder sichtbar machen wollen, tippen Sie bitte 

net config server /hidden:no

ein.

Möchten Sie den Computer hingegen komplett aus der Netzwerkumgebung herausnehmen, so schalten Sie die Netzwerkerkennung von Windows ab. Dann kann der Computer auch über seinen Namen nicht mehr gefunden werden, allerdings kann er auch nicht auf andere Rechner im Netz zugreifen. Rufen Sie dazu in der Systemsteuerung das „Netzwerk- und Freigabecenter“ auf, Sie erreichen es auch über die „Einstellungen“ von Windows unter „Netzwerk und Internet –› Status –› Netzwerk- und Freigabecenter“. Klicken Sie dort auf der linken Seite auf „Erweiterte Freigabeeinstellungen ändern“ sowie im Anschluss daran auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil bei „Privat“. Markieren Sie „Netzwerkerkennung ausschalten“ und bestätigen Sie mit „Änderungen speichern“.

Falls Sie ein WLAN eingerichtet haben, können Sie auch das gesamte Netzwerk unsichtbar machen. Damit erhalten Sie einen zusätzlichen Schutz vor dem unbefugten Kapern Ihres Funknetzes. Die entsprechende Einstellung finden Sie in Ihrem Router. Bei der Fritzbox beispielsweise klicken Sie auf „WLAN –› Funknetz“, löschen jetzt das Häkchen vor „Name des WLAN-Funknetzes sichtbar“ und bestätigen daraufhin mit einem Klick auf „Übernehmen“. 

So geht’s: Dateien verstecken

Sie haben in Windows mehrere Möglichkeiten, Dateien unsichtbar zu machen. Einige sind vom Betriebssystem so vorgesehen, andere arbeiten mit Tricks. Los geht’s: 

1. Die einfachste Methode, um Dateien zu verstecken, ist das Setzen des entsprechenden Attributs. Klicken Sie das File im Explorer mit der rechten Maustaste an, gehen Sie auf „Eigenschaften“, setzen Sie unten bei „Attribute“ ein Häkchen vor „Versteckt“ und bestätigen Sie mit „OK“. Denken Sie aber daran, dass man versteckte Dateien im Explorer über „Extras –› Ordneroptionen –› Ansicht –› Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen“ sichtbar machen kann.

2. Legen Sie einen Systemordner an und verschieben Sie Ihre Dateien dort hinein. Diese Ordner sind in der Voreinstellung von Windows nicht sichtbar. Sie benötigen dazu die „Eingabeaufforderung“. Um etwa den Ordner „C:\Geheim“ zu einem Systemordner zu machen, tippen Sie den Befehl 

attrib +s +h C:\Geheim 

ein. Aber auch diese Ordner kann man sichtbar machen, und zwar durch das Deaktivieren der Explorer-Option „Geschützte Systemdateien ausblenden (empfohlen)“. Immerhin erscheint jedoch beim Versuch, diese Einstellung zu ändern, ein Warnhinweis, dass nach dem Löschen oder Ändern von Systemdateien der Computer möglicherweise nicht mehr funktioniert. Das wirkt auf unerfahrene Anwender eventuell abschreckend. Um den Ordner wieder sichtbar zu machen, benutzen Sie den Befehl 

attrib -s -h C:\Geheim

3. Den Ordner unsichtbar machen. Klicken Sie das Verzeichnis, das Sie verstecken wollen, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Umbenennen“. Tippen Sie anstatt eines Namens die Zahlenkombination 0160 ein und bestätigen Sie mit Enter. Damit erzeugen Sie ein spezielles Leerzeichen. Anschließend lassen Sie noch das Ordnersymbol verschwinden. Klicken Sie das Verzeichnis erneut mit Rechtsklick an und rufen Sie die „Eigenschaften“ auf. Wechseln Sie zum Register „Anpassen“ und klicken Sie auf „Anderes Symbol“. Scrollen Sie in der Symbolübersicht zur dreizehnten Spalte von links. Dort finden Sie drei transparente, also unsichtbare Icons. Markieren Sie eines davon und bestätigen Sie per „OK“. Nun ist auch das Ordnersymbol verschwunden, und in der Verzeichnisübersicht bleibt nur eine Leerstelle übrig, die leicht übersehen wird. Der zugehörige Ordner lässt sich allerdings nach wie vor mit einem Doppelklick öffnen.