Excel ist eine extrem leistungsfähige Tabellenkalkulation. Wir stellen Ihnen 10 geniale Excel-Tipps vor, mit denen Sie das Microsoft-Programm schneller und effektiver nutzen.
Sie würden gerne mehrere Text-Linien innerhalb einer Zelle erstellen? Wir sagen, wir das geht. Was ist, wenn Sie eine Diagramm-Formatierung für ein anderes Diagramm verwenden wollen oder mehrere Arbeitsblätter auf einem einzigen Blatt ausdrucken wollen? Auch diese Fragen beantworten wir, damit Sie mit Excel effektiver arbeiten .
1. Erstellen Sie neue Text-Linien innerhalb einer Zelle
Wie Sie vermutlich bereits bemerkt haben, macht Excel nicht das Richtige, wenn Sie einen Text in eine Zelle tippen und anschließend über Enter eine neue Textzeile beginnen wollen. Denn indem Sie Enter drücken, wird der getippte Text einfach in der Zelle erscheinen und die nächste Zelle wird aktiviert.
Um also eine neue Zeile innerhalb einer Microsoft Excel-Zelle zu starten, tippen Sie den gewünschten Text ein und drücken Alt-Enter. Bei einem Mac-Rechner ist die Tastenkombination Control-Option-Return.
2. Schnelles Einfügen von Werten in Zellen
Was machen Sie, wenn Sie etwas schnell berechnen müssen? Wie rechnen Sie beispielsweise die Werte von zwei Zellen zusammen? Statt eine Formel einzutippen, klicken Sie auf die erste Zelle und drücken mit gedrückter Strg-Taste auf die zweite Zelle. Mit den Werkseinstellungen wird in der Statuszeile, die sich ganz unten bei Excelbefindet, das Ergebnis der Addition angezeigt. Wenn Sie mehr als zwei Zellen markiert haben, so wird die gesamte Summe (Sum) angezeigt.
Sie können auch andere Berechnungen in der Statuszeile anzeigen lassen, indem Sie dort einen Rechtsklick ausführen und eine der aufgelisteten Rechenoperationen auswählen. Zur Auswahl stehen: Summe, Durchschnitt, Anzahl, numerische Zahl, Minimum und Maximum.
3. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Diagramm-Vorlage
Wenn Sie eine Vielzahl von Diagrammen für ein Projekt, beispielsweise einen Jahresbericht, erstellen müssen, dann sollten alle Diagramme ähnlich formatiert sein. Deswegen sollten Sie eine Diagramm-Vorlage für das Design erstellen. Aus dieser Vorlage erstellen Sie alle anderen Diagramme im Nu.
Als erstes erstellen Sie ein Diagramm und formatieren es nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Um die Formatierung und das Aussehen des Diagramms ohne die enthaltenen Daten als Vorlage zu speichern, gehen Sie zu „Diagrammtools“. Hier wählen Sie unter „Typ“ „Als Vorlage speichern“ aus und geben dem ganzen einen einprägsamen Namen. Achten Sie darauf, dass als Dateityp „Diagrammvorlagedateien“ ausgewählt ist. Dann klicken Sie auf „Speichern“.
Um diese Vorlage für ein neues Diagramm zu verwenden, klicken Sie zuerst auf die Daten in der Tabelle. Aus dem Menüband wählen Sie „Einfügen“ und „Weitere“ im Diagramme-Feld aus. Es öffnet sich eine Auswahlleiste, aus der Sie „Alle Diagrammtypen…“ auswählen. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf den „Vorlagen“-Ordner. Hier wählen Sie die passende Vorlage aus und bestätigen die Auswahl mit „OK“. Das neue Diagramm wird nun genauso formatiert sein, wie die andere Tabelle. Somit haben Sie sich die Arbeit, alles wieder manuell zu formatieren, gespart.
Wenn Sie viele Zellen, die sich nicht direkt nebeneinander befinden, formatieren wollen, dann wählen Sie zuerst den ersten Zellen-Block aus. Für den nächsten Block halten Sie die „Strg“-Taste gedrückt und wählen dann den nächsten Block aus. Alle weiteren Blöcke müssen mit gedrückter „Strg“-Taste ausgewählt werden. Nun können Sie Formatänderungen, wie die Schriftart oder Farbe, gleichzeitig auf alle markieren Zellen anwenden.
Sie können die gleiche Technik nutzen, um Diagramme zu erstellen, obwohl sich die Zellen nicht nebeneinander befinden. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm erstellen müssen, bei dem sich die Überschriften in der ersten Spalte befinden und die Daten in der Vierten, dann wählen Sie als erstes die Überschriften aus der ersten Spalte aus. Halten Sie die „Strg“-Taste gedrückt, während Sie die dazugehörigen Daten in der vierten Spalte markieren. Anschließend erstellen Sie wie gewohnt das Diagramm.
5. Behalten Sie die Daten mit dem „Überwachungsfenster“ im Auge
Wenn Sie ein sehr großes Arbeitsblatt bearbeiten, müssen Sie häufig sehen, wie sich die Änderung eines Bereiches auf andere auswirken, die Sie momentan nicht sehen können. Diese Daten können nicht sichtbar sein, weil sie sich zu weit unten oder gar in einem anderen Arbeitsblatt befinden. Statt immer wieder das Arbeitsblatt zu wechseln, was Ihren Arbeitsfortschritt stark verlangsamen würde, nutzen Sie ein „Überwachungsfenster“, um die Daten des anderen Arbeitsblattes direkt sehen zu können.
Um ein „Überwachungsfenster“ einzustellen, klicken Sie mit der linken Maustaste in eine Zelle, die Sie überwachen wollen. Aus dem Ribbon-Menüband wählen Sie „Formeln“ und „Überwachungsfenster“ aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie „Überwachung hinzufügen…“ auswählen. Weil Sie die Daten bereits ausgewählt haben, müssen Sie die angezeigte Auswahl lediglich bestätigen und auf „Hinzufügen“ klicken.
Jetzt können Sie zu Ihrem Arbeitsbereich, den Sie bearbeiten müssen, zurückkehren. Wenn Sie das machen, können Sie sehen, dass das „Überwachungsfenster“ über dem Arbeitsbereich schwebt. Sie können also weiterhin an Ihren Daten arbeiten und die Veränderungen in dem „Überwachungsfenster“ beobachten. Sie können dieses Fenster in der Größe anpassen und verschieben. Wenn Sie weitere Daten gleichzeitig überwachen wollen, fügen Sie die anderen Daten über „Überwachung hinzufügen…“ einfach hinzu. Dabei müssen sich die Daten nicht im gleichen Arbeitsblatt befinden.
6. Machen Sie Formeln leichter verständlich
Manchmal sind Formeln nicht so einfach verständlich, wie sie es sein könnten. Eine Formel, die beispielsweise wie „=C2*C5″ aussieht, ist wesentlich schwieriger auf einen Blick zu verstehen, als „=TaxRate*C5″. Sie können Formeln erstellen, die Namen, wie („TaxRate“) verwenden, statt der Zellenreferenz („C2″). Hierfür sollten Sie der Zelle oder den Zellen mit den enthaltenden Daten einen vielsagenden Namen geben.
Markieren Sie die Zelle oder die Zellen, wählen Sie aus dem Menüband „Formeln“ aus und klicken Sie auf „Namen definieren“. In dem sich öffnenden Fenster geben Sie den Zellen einen Namen und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“. Achten Sie bei der Namensgebung darauf, dass dieser mit einem Buchstaben und nicht einer Zahl beginnt. Obwohl Sie keine Leertaste verwenden dürfen, können Sie einen Unterstrich nutzen, wenn Sie wollen.
Wenn Sie beispielsweise eine Zelle „TaxRate“ genannt haben, dann erscheint dieser Name bei der Rechnung. Die neue Formel „=TaxRate*C5″ multipliziert den Wert der Zelle C5 mit dem Wert der Zelle, die Sie „TaxRate“ genannt haben.
Wenn Sie Zellen in einem Arbeitsblatt benannt haben, können Sie diese Zellen oder Zellbereiche über die „Namens-Box“, die sich ganz Links unterhalb des Menübands befindet, direkt auswählen. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil, um sofort auf den benannten Bereich im Arbeitsblatt zu springen.
7. Formatieren Sie große Werte auf Tausender oder Millionen
Mit großen Zahlen, wie Tausende oder Millionen, kann man häufig besser arbeiten, wenn diese gerundet sind, als mit der exakten Zahl. Sie können die Zellen mit den größten Zahlen zum nächsten Tausender-Wert mit einem benutzerdefinierten Excel-Format runden.
Als erstes wählen Sie eine Zelle oder einen Zellenbereich aus, der gerundet werden soll. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen „Zellen formatieren…“ aus. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern, wobei der „Zahlen“-Reiter ausgewählt sein sollte. Aus der „Kategorie“-Liste wählen Sie Benutzerdefiniert aus. In das „Typ“-Feld tippen Sie „###.„k““ ein und bestätigen mit „OK“. Nun werden die Zahlen auf ganze Tausender aufgerundet und die drei Nullen werden durch den Buchstaben „k“ ersetzt. Beispielsweise wird die Zahl „21.678,22″ als „22k“ angezeigt. Analog können Sie auch auf Millionen runden lassen. Erstellen Sie hierfür eine benutzerdefinierte Formatierung bei der Sie „###..“m““ eintippen.
Diese Art der Zahlenformatierung ist nicht auf das Arbeitsblatt beschränkt. Sie können es auch für die Achsen Ihrer Diagramme nutzen. Um eine Diagramm-Achse so zu formatieren, klicken Sie auf die Achse und wählen „Achse Formatieren“ aus. Auf der linken Seite gehen Sie zu „Zahl“, sodass Sie auf der rechten Seite bei „Benutzerdefiniert“ wiederum den „Formatcode“ in dem dafür vorgesehenen Feld hinzufügen können.
Diese Format-Änderung betrifft nur das Erscheinungsbild Ihrer Zahlen auf dem Arbeitsblatt oder auf den Diagramm-Achsen. Die Werte selbst bleiben unverändert. Bei Rechnungen wird Excel also weiterhin mit den exakten Werten rechnen, wenn diese in einer Formel vorkommen.
8. Drucken Sie mehrere Arbeitsblätter auf eine Seite
Eine Sache ist bei Excel mit den integrierten Kommandos oder Optionen unmöglich: Das Drucken von mehreren Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe auf einem einzigen Blatt Papier. Stattdessen beginnt Excel immer eine neue Seite für jedes einzelne Arbeitsblatt.
Es gibt jedoch einen Ausweg mit dem Kamera-Werkzeug. Zuerst müssen Sie das „Kamera“-Symbol zu einer Werkzeugliste hinzufügen. Am einfachsten gelingt dies über die Schnellzugriffsleiste. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in der Schnellzugriffsleiste, die sich neben dem Diskettensymbol befindet. Bei der sich öffnenden Auswahl klicken Sie auf „Weitere Befehle…“. Es öffnet sich ein neues Fenster. In der Mitte des Fensters können Sie aus einer Vielzahl von Befehlen auswählen. Sie navigieren zu „Befehle nicht im Menüband“. Das darunter befindliche Feld passt sich automatisch der Auswahl an und gibt Ihnen nun die Möglichkeit „Kamera“ auszuwählen. Nun klicken Sie auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.
Jetzt wählen Sie die ersten Daten, die gedruckt werden sollten aus und nehmen mit einem Klick auf das „Kamera“-Symbol ein Bild davon auf. Jetzt gehen Sie zu einem neuen Arbeitsblatt und wählen die Zelle aus, in der die linkere obere Ecke des Bildes erscheinen soll. Direkt, nachdem Sie dorthin geklickt haben, wird das Bild dort erscheinen.
Gehen Sie zum zweiten Datensatz, den Sie ausdrucken möchten. Wählen Sie diesen aus, erstellen Sie ein Bild davon und fügen Sie es in das gleiche Arbeitsblatt wie das vorige Bild. Genauso gehen Sie bei all die anderen Daten, die Sie drucken wollen, vor. Weil sich nun alle Daten in einem einzigen Arbeitsblatt befinden, können Sie diese auf einem einzigen Blatt Papier drucken. Sie sollten wissen, dass diese Bilder mit den Originaldateien verbunden sind. Wenn Sie also die Originaldaten ändern, aktualisieren sich die Bilder automatisch. Also müssen Sie die Übersicht nur einmal erstellen.
9. Nutzen Sie vorgefertigte Tabellenformate für Ihre Excel-Daten
Mit der „Als Tabelle formatieren“-Funktion aus dem Start-Reiter des Menübandes, können Sie übersichtliche Formate auf eine Datenliste in Excel anwenden. Unglücklicherweise werden jedoch auch Filter zu Ihren Tabellenüberschriften hinzugefügt und das Zeilen- und Spalten-Verhalten neben der Tabelle verändert sich. Wenn Sie die Vorteile und Einfachheit der vorgefertigten Tabellenformatierungen nutzen wollen, sich aber die anderen Extra-Funktionen nicht wünschen, können Sie diese entfernen.
Hierfür müssen Sie zuerst Ihre Liste inklusive der Überschriftenzeile markieren. Nun wenden Sie eine der Tabellenformatierungen über „Als Tabelle formatieren“ aus dem Start-Reiter des Menübandes aus. Wählen Sie einen Tabellen-Stil aus, um ihn auf Ihre Liste anzuwenden. Wenn sich das „Als Tabelle formatieren“-Fenster öffnet, setzen Sie einen Haken neben „Tabelle hat Überschritten“ und klicken Sie auf „OK“. Ihre Daten sind nun schön formatiert.`
Um die anderen Funktionen, die Excel automatisch zu Ihrer Liste hinzufügt, zu entfernen, müssen Sie die Liste weiterhin ausgewählt lassen. Navigieren Sie zu „Tabellentools“ und „Entwurf“ aus dem Menüband. Wählen Sie „In Bereich konvertieren“ aus und Sie werden gefragt „Möchten Sie die Tabelle in einen normalen Bereich konvertieren?“. Sie bestätigen mit „Ja“. Hierdurch werden die Filter aus den Tabellenüberschriften und alle anderen tabellenspezifischen Verhaltensweisen entfernt. Die Formatierung bleibt jedoch unverändert bestehen.
10. Erstellen Sie benutzerdefinierte Daten-Eintrag-Listen
Es ist immer schneller und weniger fehlerbehaftet, einen Eintrag aus einer vorgefertigten Liste auszuwählen, als diesen Inhalt manuell einzutippen. Wenn Sie also ein Arbeitsblatt haben, in dem die Einträge aus einer Liste ausgewählt werden könnten, dann sollten Sie das so einrichten.
Um so eine Auswahl-Liste für ein Arbeitsblatt zu erstellen, tippen Sie alle auswählbaren Optionen in eine Spalte eines anderen Arbeitsblattes in der Arbeitsmappe. Kehren Sie anschließend zurück zum Arbeitsblatt, wo Sie die Einträge auswählen wollen. Wählen Sie die Zellen aus, in denen die Daten eingetragen werden sollen. Klicken Sie auf „Daten“, „Datenüberprüfung“ und abermals „Datenüberprüfung“. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter „Einstellungen“. Bei dem Feld „Zulassen“ wählen Sie den Punkt „Liste“ aus. Klicken Sie mit der Maus in das „Quelle“-Feld und navigieren Sie anschließend zu dem Arbeitsblatt in dem Sie zuvor die Liste vorbereitet haben. Hier markieren Sie die gefüllten Felder mit der Maus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“ und das Fenster schließt sich.
Wenn Sie jetzt eine der Zellen, für die Sie gerade die Datenüberprüfung aktiviert haben, auswählen, dann sehen Sie einen kleinen Pfeil. Wenn Sie auf diesen klicken, erhalten Sie eine Auswahl an Inhalten, die Sie in die Zelle einfügen dürfen.