Monat: September 2019

Vom papierlosen Büro kann nach wie vor nicht die Rede sein, aber es bewegt sich doch einiges in diese Richtung. Mit einem System wie Paperwork DMS können Sie das Papier aus dem Heimbüro verbannen.

Auch private Haushalte müssen jede Menge Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahren, zum Beispiel Rechnungen für Handwerker oder Dienstleistungen. Das Digitalisieren von Unterlagen spart jede Menge Platz. Um die Ablage und das Wiederfinden von elektronischen Unterlagen kann sich ein Document Management System (DMS) kümmern.

Dieser Artikel stellt Ihnen das Paperwork DMS vor. Ein wichtiger Hinweis vorab: Wer als Selbständiger vorhat, Papier im Büro zu reduzieren, sollte das mit seinem Steuerberater besprechen. Das Finanzamt hat dezidierte Vorstellungen über die digitale Aufbewahrung. Wer diese nicht einhält, muss im Falle einer Steuerprüfung mit Problemen rechnen.

Einige Installationshürden zu Beginn

Das Motto von Paperwork lautet „Scan & Forget“. Die Software kümmert sich um das Einlesen von Papierbergen und wandelt diese in digitale Dokumente um. Dank der Zeichenerkennung werden die Dateien dann auch im Volltext durchsuchbar. Die OCR-Funktionalität basiert auf dem von Google gepflegten Tesseract, das etwa auch bei Google Books eingesetzt wird. Aus dieser Integration können sich aber ein paar Komplikationen für die Installation ergeben. Aktuelle Distributionen liefern Tesseract in der Version 4.0 aus. Diese arbeitet allerdings nicht mit den von Paperwork genutzten Python-Bibliotheken zusammen. Somit ergeben sich zwei Optionen:

A. Sie führen manuell ein Downgrade auf die Vorgängerversion von Tesseract aus. Danach können Sie Paperwork über eine Python-Installation einrichten.

B. Sie installieren im Flatpak-Format. Dabei handelt es sich um einen Container, der seine eigene Variante von Tesseract mitbringt. Leider darf die Flatpak-Installation nicht direkt auf die Scannerschnittstelle (Sane) zugreifen. Hier helfen aber ein paar Zeilen Code weiter:

sudo sh -c „echo 127.0.0.1 >> /etc/sane.d/saned.conf“ 
sudo systemctl enable saned.socket 
sudo systemctl start saned.socket

Dies ist nur notwendig, wenn die Software via Flatpak installiert wurde. Da Paperwork ohnehin kaum Optionen für das Scannen bietet, dafür aber auch bereits vorliegende Dokumente verarbeiten kann, lassen sich die Papiere auch mit externen Programmen verarbeiten, wie beispielsweise dem kommerziellen Vuescan, das ein erstaunliches Portfolio an Geräten unterstützt (auch ältere).

Paperwork einrichten und nutzen

Nach dem ersten Start von Paperwork richten Sie das Programm über den Menüpunkt „Settings“ ein. Die wichtigste Einstellung ist der Ordner, wo Sie die Dokumente ablegen wollen. Voreingestellt ist das Verzeichnis „papers“, das die Software automatisch anlegt. Es kann aber auch jeder andere Ordner verwendet werden. Da dort im Zweifel digitale Kopien von Dokumenten liegen, deren Vorlage Sie entsorgen, achten Sie darauf, dass dieses Verzeichnis regelmäßig gesichert wird. Damit die gescannten Dokumente durchsuchbar werden, müssen diese per OCR erfasst werden. Legen Sie über das Listenfeld die Sprache für die Zeichenerkennung fest und vergewissern Sie sich, dass die Option „OCR“ aktiviert ist.

Dokumente anlegen: Paperwork wird auf zwei Wegen mit Dokumenten bestückt – entweder durch direktes Scannen im Programm oder durch den Import bereits gescannter Dokumente. Paperwork greift auf das Sane-Framework für Scanner zu. Alle Geräte, die vom System erkannt wurden, sind auch für Paperwork zu erreichen. Ein Klick auf „Scan“ genügt. Bei Einzugsscannern mit Duplexfunktion ist aber der Einsatz eines Drittprogramms die bessere Wahl, weil man dann mehr Einflussmöglichkeiten für das Einlesen hat. Die Ergebnisse werden am besten als PDF-Dateien gesichert.

Um diese in Paperwork zu übernehmen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Schalter „Scan“ und wählen „Import file“. Ist das Einlesen abgeschlossen, beginnt Paperwork mit der optischen Zeichenerkennung. Die Ergebnisse sind in der Regel selbst bei kleinsten Schriftgrößen gut bis sehr gut. Allerdings funktioniert Tesseract nach dem Prinzip „as is“. Sie haben keine Möglichkeit, falsch erkannte Zeichen zu korrigieren.

Dokumente organisieren: Paperwork bietet bislang keine Optionen, um Dokumente in Ordnern oder Kategorien zu organisieren. Die Entwickler gehen davon aus, dass Sie die Suchfunktion verwenden, um ein Dokument zu finden. Ansonsten stehen alle erfassten Dateien in Form der Zeitleiste am linken Rand zu Verfügung. Immerhin gibt es aber frei definierbare Etiketten (Labels), um sich die Suche und das Blättern im Stapel zu vereinfachen. Um solche Etiketten zuzuweisen, markieren Sie in der Seitenleiste das Dokument und klicken auf das kleine Bearbeitungssymbol am rechten Rand. Zusätzliche Stichwörter tragen Sie in das große Feld ein. Unter der Zeile für die Änderung des Datums finden Sie die bereits eingerichteten Etiketten. Ein Dokument darf auch mehrere Etiketten tragen, also etwa zu Kategorien wie „Verträge“ und „Kunden“ gehören. Neue Etiketten legen Sie mit einem Klick auf das Pluszeichen an. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Namen und wählen eine der angebotenen Farben.

Dokumente finden und exportieren: Dank OCR-Behandlung liegen die gescannten Dokumente im Volltext vor. Um ein Schriftstück zu finden, geben Sie in die Suchleiste am oberen linken Rand den Suchbegriff ein und erhalten dann eine Trefferliste. Handelt es sich bei der Eingabe um ein Wort, das im Text der Datei erscheint, wird die Fundstelle farbig markiert. Bezieht sich der Treffer auf ein Stichwort, fehlt diese Kennzeichnung.

Die erweiterte Suchfunktion arbeitet mit logischen Operatoren. Die Maske dazu öffnet sich, sobald Sie auf das kleine Icon rechts neben der Suchmaske klicken. Dort kombinieren Sie eine Suche aus Stichwörtern und Etiketten oder definieren zusätzlich einen Datumsbereich. Um den Treffer weiterzubearbeiten, kennt Paperwork nicht nur den Ausdruck. Benötigen Sie einzelne Passagen, markieren Sie diese mit der Maus und klicken auf das dann eingeblendete Icon, um den Inhalt in die Zwischenablage zu übernehmen. Mit „Open Directory“ wechseln Sie im Dateimanager in den Ordner, wo das Original liegt. Außerdem gibt es eine Exportfunktion, welche die jeweils aktuelle Seite oder das gesamte Dokument exportiert. Entscheiden Sie sich für das vollständige Dokument, entsteht erneut ein PDF.

Stapelverarbeitung bei Einzugsscannern

Das Einlesen größerer Mengen an Dokumenten ist ein zeitaufwendiger Prozess. Besonders leistungsstarke Systeme wie die Scansnap-Familie von Fujitsu oder Brother bieten die Option, direkt auf einen USB-Massenspeicher zu scannen. Damit können Sie den Papierstapel einlegen, den USB-Stick anschließen und den Scanvorgang beginnen. Je nach verwendetem Modell haben Sie die Möglichkeit, das Dateiformat für diesen Weg zu bestimmen. Am Ende schließen Sie den Stick unter Linux an und lassen Paperwork die gespeicherten Dokumente von dort einlesen. 

Nicht immer klappt die Verbindung über ein WLAN so, wie sie soll. Über die Einstellungen-App lösen Sie die gängigsten Probleme rund um das WLAN.

1. Verborgenes WLAN hinzufügen: Auch wenn ein WLAN versteckt ist und nicht den üblichen WLAN-Namen (SSID) aussendet, können Sie sich damit verbinden. Gehen Sie hierfür in der Einstellungen-App unter „Drahtlos & Netzwerk“ oder „Verbindungen“ zu „WLAN“. Tippen Sie auf „Netzwerk/WLAN hinzufügen“ (meist ganz unten). Tragen Sie danach den Netzwerknamen sowie bei „Sicherheit“ die verwendete Verschlüsselungsmethode ein, also üblicherweise WPA/WPA2(FT) PSK. Geben Sie zudem das Passwort für das WLAN ein und schließen Sie mit „Verbinden“ oder „Speichern“ ab.

2. Gespeichertes WLAN löschen: Suchen Sie in der WLAN-Übersicht aus Schritt 1 nach „Erweitert“, „Konfigurieren“ oder ähnlich und dort nach „Netzwerke verwalten“ oder „Gespeicherte Netzwerke“. Neben dem verbundenen WLAN werden hier alle WLANs angezeigt, mit denen Ihr Smartphone schon einmal verbunden war. Um ein nicht länger benötigtes WLAN zu entfernen, tippen Sie auf den WLAN-Namen und auf „Entfernen“.

3. WLAN-Automatik abschalten: In den WLAN-Einstellungen Ihres Handys findet sich bei manchen Modellen eine Funktion für den automatischen Wechsel zwischen dem WLAN und der mobilen Datenverbindung. Sie heißt etwa „WLAN+“, „Adaptive Wi-Fi“ oder „Intelligenter Netzwechsel“ und soll eine durchgängig stabile Internetverbindung gewährleisten. Tröpfeln die Daten beim Surfen wegen einer schlechten WLAN-Verbindung nur noch, so schaltet das Smartphone automatisch und unbemerkt auf die mobile Datenverbindung um. Als Folge wird Mobilfunk-Datenvolumen verbraucht. Möchten Sie das verhindern, deaktivieren Sie die Funktion.

4. WLAN zwischendurch abschalten: Wenn Sie vorübergehend über das Mobilfunknetz und nicht über das WLAN surfen wollen, wischen Sie mit dem Finger vom oberen Rand des Displays nach unten. Tippen Sie ganz links auf das WLAN-Symbol. Ein erneutes Antippen des Symbols schaltet das WLAN später wieder ein.

Monitore sind sehr oft falsch eingestellt. Entweder ist die Helligkeit viel zu hoch gewählt oder der Kontrast nicht optimal. Um eine augenschonende und korrekte Einstellung zu erhalten, lässt sich das in Windows integrierte Programm dccw für die Bildschirmkalibrierung verwenden.

Lösung : Mit der Kalibrierung der Bildschirmfarben durch das Windows-Tool dccwwerden verschiedene Testbilder zur Verfügung gestellt, um den Monitor korrekt einzuregeln. Am Display können Sie so die Helligkeit und den Kontrast sehr leicht optimal einstellen. Außerdem wird über die Farbkalibrierung von Windows der Gammawert korrigiert und ein Farbstich vermieden.

Zum Start der Farbkalibrierung klicken Sie bei Windows auf Start und tippen in der Suchbox den Begriff dccw ein. Das Tool führt Sie nun Schritt für Schritt durch die Farbkalibrierung: Gammaanpassung, Helligkeit regulieren, Kontrast einstellen und Farbangleichsanpassung (Entfernung des Farbstichs). Nach dem Abschluss der Farbkalibrierung lässt sich optional noch der ClearType-Tuner für eine optimierte Schriftdarstellung starten.

Die vorgenommene Kalibrierung wird beim Abschließen von dccw als neues ICC-Farbprofil abgespeichert. Die neue Kalibrierung wird der Bildschirmanzeige zugeordnet und von Programmen mit Farbverwaltung verwendet. Das Farbprofil enthält den eingeregelten Gammawert und die Farbsticheinstellung. Helligkeit und Kontrast bleiben davon unberührt, die Einstellungen sind im Monitor abgespeichert. Wenn Sie die Farbprofile ändern wollen, dann starten Sie über die Systemsteuerung unter Darstellung und Anpassung den Eintrag Bildschirmauflösung anpassen . Klicken Sie dann aufErweiterte Einstellungen und wählen den Reiter Farbverwaltung . Nach einem weiteren Klick auf den Schalter Farbverwaltung… finden Sie dann die Profilverwaltung.

Es kann sinnvoll sein, die Bandbreite für Window-Udates manuell zu begrenzen. Wir zeigen Ihnen wie’s geht.

Die Updates für Windows 10 erreichen mittlerweile Größen von mehr als einem Gigabyte. In der Voreinstellung passt das Betriebssystem die Bandbreite beim Download dynamisch an. Wenn also ansonsten nichts zu tun ist, beansprucht das Windows-Update bis zu 100 Prozent der verfügbaren Bandbreite. Wenn Sie beispielsweise gleichzeitig andere Downloads starten, wird dieser Wert automatisch reduziert. 

Dennoch ist es teilweise sinnvoll, die Bandbreite für Uploads manuell zu begrenzen, etwa um beim Empfang von gestreamten Videos aus dem Internet garantiert immer die benötigte Übertragungsgeschwindigkeit zu bekommen. Das können Sie in Windows 10 einstellen.

Rufen Sie dazu im Startmenü die „Einstellungen“ auf und dort „Update und Sicherheit“. Klicken Sie auf den Link „Erweiterte Optionen“ und im folgenden Fenster auf „Übermittlungsoptimierung“. Dort finden Sie einen weiteren Link „Erweiterte Optionen“, der Sie zu einer Reihe von Reglern zur Einstellung der Bandbreite für Windows-Updates führt. Mit „Bandbreite beim Herunterladen von Updates im Hintergrund einschränken“ regulieren Sie die Bandbreite für Downloads, die Windows selbsttätig angestoßen hat. Der Regler „Bandbreite beim Herunterladen von Updates im Vordergrund einschränken“ hingegen dient zum Beschränken der Bandbreite von Aktualisierungen, die Sie selbst über „Update und Sicherheit“ in die Wege geleitet haben. Darunter finden Sie zwei Regler für die „Uploadeinstellungen“. Sie beziehen sich auf eine Funktion in Windows 10, mit der das Betriebssystem Updates nicht nur von den offiziellen Microsoft-Servern, sondern auch von Rechnern im LAN und im Internet beziehen kann. 

Per Voreinstellung ist auch Ihr eigener Computer als Datenquelle in dieses System eingebunden. Den entsprechenden Schalter finden Sie im Fenster „Übermittlungsoptimierung“. Über die „Uploadeinstellungen“ können Sie diese Funktion auf eine bestimmte Bandbreite und maximale Datenmenge beschränken.

Wenn Windows beim Start alle Programme lädt, die in Autostart aktiv aufgelistet sind, kann das dauern. Schneller geht es, wenn Sie die Tools selber laden, und zwar nur dann, wenn Sie sie benötigen. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Startprogramme verwalten, damit Windows schneller startet.

Im Laufe der Zeit sammeln sich einige Programme auf Ihrem PC an, die beim Windows-Start automatisch mitgestartet werden. Einige davon sind nützlich – etwa die Cloud-Synchronisierungsdienste – und es ist ok, wenn man sich nicht daran erinnern muss, sie zu aktivieren. Aber viele andere Programme sind nicht von Anfang an notwendig.

Jedes Programm mehr in der Startliste verlängert den Startvorgang. Es macht daher Sinn, ein paar der Anwendungen zu deaktivieren. 

Start-Programme mit dem Task-Manager ändern

Rufen Sie den Task-Manager auf mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + Esc. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste entweder auf die Task-Leiste unten auf dem Desktop oder auf das Startmenü-Symbol und wählen dann jeweils den Task-Manager aus der angezeigten Liste.

Wird das Dienstprogramm zum ersten Mal gestartet, sehen Sie standardmäßig die Programme, die derzeit auf Ihrem System ausgeführt werden. Für weitere Informationen klicken Sie links unten auf „Mehr Details“.

Jetzt wird Ihnen eine Vielzahl von Informationen angezeigt, darunter Hintergrundprozesse und die Ressourcen, die sie gerade verwenden. Um die Startprogramme zu finden, klicken Sie auf die Registerkarte „Autostart“.

Jetzt sehen Sie, was zusammen mit Windows alles gestartet wird bzw. gestartet werden könnte. Was in der Status-Spalte als deaktiviert markiert ist, können Sie ignorieren. Diese Programme werden beim Start nicht berücksichtigt.

Alle anderen angezeigten Anwendungen, die Sie nicht sofort oder nur selten nutzen, können Sie jetzt ganz einfach vom Startvorgang ausnehmen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Programm und wählen Sie „deaktivieren“. Das Programm bleibt dann weiterhin in der Liste, wird aber nicht mehr automatisch gestartet, wenn Sie Ihren Computer einschalten.

Um ein deaktiviertes Programm wieder in den Startvorgang einzubinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen „aktivieren“.

Denken Sie daran, dass Sie Ihren Computer neu starten müssen, damit diese Änderungen wirksam werden.

Mit einem Dienstprogramm wie CCleaner können Sie diese Änderungen übrigens auch vornehmen, ein solches Tool kann mehr Aufgaben erledigen als nur Datenmüll zu entsorgen.