Mit Gantt-Diagrammen stellen Sie Zeitspannen und Start-/Endtermine anschaulich dar. So erstellen Sie Gantt-Diagramme.
Gantt-Diagramme sind vor allem im Bereich des Projektmanagements hilfreich, da sie Zeitspannen und Start-/Endtermine als Balkendiagramme optimal visualisieren können. Vor allem wenn es darum geht zeitliche Abfolgen oder Zeitplanungen zu visualisieren, können Gantt-Diagramme über Balken auf einer Zeitachse hilfreich sein.
Microsoft Excel bietet die Möglichkeit umfassende Gantt-Diagramme zu erstellen. Wir zeigen, wie das geht.
So werden Gantt-Diagramme erstellt
Im ersten Schritt sollten Sie am Beispiel einer Projektplanung die einzelnen Schritte des Projekts chronologisch in einer Tabelle erfassen. An dieser Stelle ist es wichtig möglichst alle Planungspunkte und Aktionen von Anfang an so genau wie möglich zu erfassen. Nachträgliche Änderungen sind zwar möglich, verbrauchen aber deutlich mehr Zeit als die richtige Erfassung der jeweiligen Daten.
Um auf Basis der Tabelle ein Balkendiagramm zu erstellen, wählen Sie in Excel den Menüpunkt Einfügen und dann die Option zum Einfügen von Balkendiagrammen. Verwenden Sie zum Einfügen die Option Gestapelte Balken aus.
Das Diagramm wird zunächst mit den Daten aus der markierten Tabelle gefüllt. Haben Sie die Tabelle nicht markiert, spielt das aber keine Rolle, da Sie die Datenquelle jederzeit anpassen können. Dazu klicken Sie das Diagramm mit der rechten Maustaste an und wählen den Menüpunkt Daten auswählen aus.
Wählen Sie im neuen Fenster „Datenquelle auswählen“ die Registerkarte Hinzufügen. Hier können Sie das Diagramm anpassen. Klicken Sie auf der linken Seite des Fensters auf Hinzufügen, und wählen Sie dann in diesem Beispiel die Spalte „Start“ aus. Im Feld „Reihenname“ wird daraufhin die Spalte aufgenommen. Erweitern Sie mit dem Pfeil die Anpassung des Bereichs der Datenreihe und markieren Sie dann in der Spalte, die verschiedenen Startdaten. Im Diagramm werden an dieser Stelle aber nicht die Aktionen des Projektes angezeigt, sondern nur die Zeilennummern, in denen sich die Aktion befindet. Außerdem werden die einzelnen Schritte des Projektes in umgekehrter Reihenfolge angezeigt. Das können Sie später aber jederzeit ändern.
Anschließend fügen Sie auf dem gleichen Weg als Eintrag die Spalte „Dauer“ hinzu. Dazu klicken Sie wieder auf Hinzufügen und auf den Titel der Spalte „Dauer“. Klicken Sie danach wieder auf das untere Icon, mit dem sich die Datenreihe bearbeiten lässt und markieren wieder alle Einträge der Tabelle mit den Daten zur Dauer der Aktion und bestätigen die Daten.
Anschließend können Sie auch die Beschreibung der Spalten anpassen. Anstatt der Aktionen zeigt das Diagramm aktuell nur die Nummern der Zeilen an. Um das anzupassen klicken Sie auf der rechten Seite der Bearbeitung der Datenquellen auf die Schaltfläche Bearbeiten. Markieren Sie danach die einzelnen Zeilen mit den genauen Aufgaben. Markieren Sie aber nicht den Namen der Spalte, sondern ziehen Sie nur einen Rahmen, um die einzelnen Aktionen selbst.
Sobald diese Daten abgeschlossen sind, ist das Gantt-Diagramm grundsätzlich bereit, lässt sich aber noch optimieren. Im Gantt-Diagramm sind jetzt die Startdauer einer Projektaktion und die Dauer in einer Zeile mit unterschiedlichen Farben zusammengefasst.
Gantt-Diagramme optimieren und formatieren
Natürlich sind Gantt-Diagramme nicht statisch. Passen Sie die Werte in der Tabelle an, werden diese automatisch für das Diagramm übernommen. Auch das Diagramm selbst können Sie jederzeit anpassen. Sie können zum Beispiel die Reihenfolge im Gantt-Diagramm anpassen. Klicken Sie auf einen Bereich des Diagrammes, zum Beispiel die Namen der Aktionen, können Sie Anpassungen vornehmen. Aktivieren Sie bei Achsenoptionen die Option „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“, wird das Diagramm angepasst, und die Projektschritte erscheinen in richtiger Reihenfolge.
Sie können auch die verschiedenen Formatierungen der Balken anpassen. Dazu klicken Sie auf den Bereich im Diagramm, den Sie anpassen wollen, mit der rechten Maustaste. So passen Sie die Linien und Füllungen auf Ihre Anforderungen hin an. Entfernen Sie zum Beispiel die Füllung und die Linie für den Projektstart, zeigt das Gantt-Diagramm nur noch die Dauer der einzelnen Projektaktionen an.
Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in der dazugehörigen Tabelle auf das erste Startdatum und wählen „Zellen formatieren“. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Zahlen die Option Standard, merken Sie sich die Zahl, die im Fenster angezeigt wird und klicken auf Abbrechen. Bei der Zahl handelt es sich sozusagen um das Datum, umgewandelt in eine herkömmliche Zahl.
Klicken Sie im Gantt-Diagramm danach auf die Zeile mit den Startdaten. Auf der rechten Seite sehen Sie anschließend wieder den Bereich „Achse formatieren“. Tragen Sie bei Minimum den Wert ein, der bei der Umwandlung von Datum in Standard bei der Formatierung der Tabelle angezeigt worden ist. Hier lassen sich natürlich weitere Optionen testen.
Auch die Anzeige der verschiedenen Zeitdauern der Projektschritte lassen sich anpassen. Entfernen Sie zum Beispiel den Zeilenabstand, werden die leeren Bereiche zwischen den Zeilen entfernt.