Das Menüband ausblenden, die liebgewonnene Seitenansicht der älteren Word-Versionen wieder herstellen oder Standardvorgaben individualisieren. Mit den folgenden Tipps können sich professionelle Anwender die Arbeit mit Microsoft Office 2010 deutlich erleichtern.
Sie haben sich allen neuen Office-Versionen verweigert und nutzen immer noch Office 2010? Dann sind Sie hier richtig: Nachfolgend haben wir einige Tricks und Anleitungen zu Office 2010 im Allgemeinen und zu den Anwendungen Word 2010, Excel 2010 und Outlook 2010 zusammengestellt.
Manch einer der folgenden Tipps funktioniert auch bereits mit Microsoft Office 2007. Wenn dem so ist, dann haben wir das an Ort und Stelle vermerkt.
Das Menüband ausblenden
Administratoren können das Menüband von Office 2010 für Anwender ausblenden. Die neue Ribbon Bar wird von Umsteigern häufig als große Herausforderung empfunden. Das Ausblenden des Menübandes lässt sich bereits beim Setup konfigurieren.
Wenn Anwender von Office 2000, Office XP oder Office 2003 auf Microsoft Office 2010umsteigen, wird häufig das Menüband der neuen Version als einer der entscheidenden Umgewöhnungsfaktoren genannt. Das Ausblenden oder Reduzieren des Menübands ist eine mögliche Strategie, um den Benutzern die Umstellung zu erleichtern.
Durch das Reduzieren des Menübands sehen im Beispiel die Registerkarten von Excel 2010 ähnlich wie die Menüs von Excel 2003 aus, wenngleich nicht völlig identisch.
Beachten Sie in den Abbildungen die roten Kreise in der rechten oberen Ecke der Excel 2010-Screenshots. Mithilfe dieses Umschaltpfeils können Sie das Menüband manuell erweitern oder reduzieren und den Benutzern die Möglichkeit bieten, die Benutzeroberfläche ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Darüber hinaus kann das Menüband mit der Tastenkombination STRG+F1 erweitert beziehungsweise reduziert werden.
Anpassen des Office-2010-Setups
Bei der Bereitstellung von Office 2010 für Ihre Benutzer im Unternehmen können Sie eine angepasste Installation erstellen. In dieser wird das Menüband standardmäßig reduziert wird, wenn die Benutzer eine Office-Anwendung erstmalig öffnen. Hierzu fügen Sie dem Setuppaket bestimmte Registrierungsschlüssel hinzu.
Bei den meisten Office-Anwendungen gibt es einen einzelnen Registrierungswert, mit dem die Darstellung des Menübands kontrolliert wird. Outlook stellt eine Ausnahme dar, doch dazu später mehr.
Dies ist der entsprechende Registrierungswert:
HKCU\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\Toolbars\<AppName>\QuickAccessToolbarStyle
Im diesem Wert steht <AppName> für einen der folgenden Werte:
• Access
• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Project
• Publisher
• Visio
• Word
Ausnahme Outlook
Outlook bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten. Es gibt 24 verschiedene Registrierungsschlüssel, mit denen das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff kontrolliert werden.
Dies liegt daran, dass es in Outlook viele verschiedene Arten von Elementen und Modulen gibt. Während diese Implementierung im Allgemeinen für die Endbenutzer sichtbar ist, ist die Komplexität in diesem Fall nur an der Oberfläche erkennbar. Wenn Sie demnach das Menüband für Outlook reduzieren möchten, müssen Sie das Outlook-Fenster bestimmen, das reduziert werden soll.
Alle im Bild dargestellten Werte finden Sie unter:
HKCU\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\Toolbars\Outlook
Hinzufügen der Registrierungsschlüssel mit dem Office-Anpassungstool
Mit dem Office-Anpassungstool (OAT) können Sie diese Registrierungsschlüssel wie jeden anderen Registrierungsschlüssel hinzufügen. Das Hinzufügen von Registrierungsschlüsseln mithilfe des OAT ist relativ einfach. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Office-Anpassungstool in Office 2010 auf Microsofts TechNet.
Office 2010 zusammen mit älteren Office-Versionen einsetzen
Bei der Installation von Office 2010 können Sie grundsätzlich die Testversionen der Anwendungen, die nicht in der erworbenen Edition enthalten sind, mit installieren. Das kann nur dann problematisch sein, wenn entsprechende Vorgängerversionen installiert sind.
Wenn Sie zum Beispiel Office 2010 Home & Student erworben haben, kann beispielsweise die Testversion von Outlook 2010 mit installiert werden. Das ist so lange unproblematisch, wie Sie keine ältere Version der Anwendung haben, die Sie weiter benutzen möchten.
Haben Sie also zum Beispiel ein Outlook 2007 und möchten das zusammen mit den in Office 2010 Home and Student enthaltenen Office 2010 Anwendungen verwenden, dann achten sie darauf, dass Sie entweder das Häkchen vor Kostenlose Testversion von Microsoft Office Professional 2010 einschließen entfernen oder auf Anpassen klicken und dann die Installation der Testversion von Outlook 2010 ausschließen. Ähnliches gilt für Access und Publisher bei Office 2010 Home and Business.
So können Sie genau definieren, welche Anwendungen installiert werden sollen, welche Testversionen und bei welchen Anwendungen die alte Version erhalten bleiben soll.
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Grafiken freistellen
Um Grafiken freizustellen, kommt meist ein Profiprogramm wie Photoshop zum Einsatz. Ab Office 2010 kann der Benutzer aber in vielen Fällen auf teure Zusatzsoftware verzichten, denn Word, Excel und Powerpoint verfügen nun über eine eigene Freistellfunktion.
Zum Freistellen markieren Sie zunächst die Grafik und klicken im neu eingeblendeten Menüband Bildtools / Format auf die Schaltfläche Freistellen . Über die Anfasser des Markierungsrechtecks lassen sich zunächst die Bildränder beschneiden.
Zum Freistellen klicken Sie auf Zu behaltende Bereiche markieren und dann auf die Bildbereiche, die Sie erhalten möchten. Für zu löschende Bildelemente klicken Sie auf Zu entfernende Bereiche markieren und markieren die Flächen, die verschwinden sollen. Zum Schluss noch auf Änderungen beibehalten klicken.
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Fehlerhafte Office-Dateien trotzdem öffnen
Seit Office 2007 verwendet Microsoft als Format Office Open XML. Die Dokumente werden hierbei als XML-Dateien gespeichert und in einem Archiv gesammelt. Office Open XML erkennen Sie an einem „x“ in der Dateiendung, etwa .docx oder pptx. Einige Mail-Systeme und Webdienste interpretieren diese Dateien allerdings falsch und ändern die Dateiendung in .zip.
Das Problem: Meist wird dadurch die Dateiverknüpfung auf Windows-Systemen geändert, statt Office öffnet das integrierte Archiv-Tool diese Daten – und mit den XML-Dateien kann es nur wenig anfangen.
Es gibt mehrere Wege, dieses Problem zu umgehen. Am einfachsten ist es, die Dateiendung von ZIP wieder in die ursprüngliche Endung zu ändern. Unter Windows 7 ist das aber beispielsweise nicht ohne weiteres möglich. Hier hilft es, wenn man das Dokument mit der jeweiligen Office-Applikation öffnet.
Dazu gehen Sie in auf Datei – Öffnen. Anschließend sollte der Dateimanager erscheinen, dieser zeigt standardmäßig nur die unterstützten Dateitypen an – was im aktuellen Fall nicht weiterhilft.
Neben dem Feld für den Dateinamen gibt es ein Dropdown-Menü. Hier müssen Sie den Eintrag auf „Alle Dateien“ ändern – und schon zeigt der Dateimanager auch die vermeindliche ZIP-Datei an. Ist nach dem Öffnen alles in Ordnung, können Sie das Dokument wie gehabt weiterbearbeiten und neu speichern.
Produkte : Die Lösung funktioniert mit allen Office-Paketen, die Office Open XML unterstützen, egal ob dies nativ oder über das Erweiterungspaket gelöst ist .
Pfad für Dokumentvorlagen in Word 2010 anpassen
Mit jeder neuen Version von Microsoft Office sollen die Anwender die Funktionen noch schneller und bequemer erreichen können. Doch wer in Word 2010 den Speicherort für Dokumentvorlagen ändern möchte, könnte das glatte Gegenteil annehmen: Microsofthat den Weg zum Ziel gut versteckt.
Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei , dann auf Optionen . Konsequent wäre jetzt die Kategorie Speichern , doch weit gefehlt. Klicken Sie stattdessen im linken Fensterbereich auf Erweitert , scrollen Sie rechts ganz nach unten, bis Sie zum AbschnittAllgemein gelangen. Dort klicken sie auf Dateispeicherorte und können jetzt auf der Registerkarte Speicherort für Dateien den Pfad für die Dokumentvorlagen anpassen.
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Word 2010: Alte Seitenansicht wiederherstellen
Die Überprüfung von umfangreichen Dokumenten in der Seitenansicht ist vor dem Drucken hilfreich. In Word 2010 empfinden es viele aber als umständlich, überDatei/Drucken die Seitenvorschau per Schieberegler auf die gewünschte Seitenanzahl anzupassen. Das lässt sich ändern.
Am bequemsten dürfte es sein, in Word 2010 den Befehl für die vertraute Seitenansicht in die Schnellzugriffsleiste am oberen Fensterrand einzubauen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Datei, rufen Sie die Optionen auf, und wählen Sie links die KategorieSymbolleiste für den Schnellzugriff aus.
Markieren Sie nun im Dropdown-Menü Befehle auswählen den Eintrag Alle Befehle und in der Liste darunter den Befehl Seitenansicht-Bearbeitungsmodus . Mit einem Klick aufHinzufügen und OK landet die Option dauerhaft in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
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Bedingte Formatierung in Excel optimal nutzen
Das Aussehen von Zellen in Excel lässt sich mit einer Bedingung verknüpfen. Diese umfangreiche Funktion war bislang allerdings umständlich in der Handhabung. Dass es auch anders geht, zeigt die Tabellenkalkulation in den aktuellen Versionen.
Excel 2007 und Excel 2010 bringen eine Vielzahl vorgefertigter Schemata für die bedingte Formatierung mit. Der Anwender kann zum Beispiel automatische Farbskalen verwenden oder im Zellenhintergrund einen Balken anzeigen lassen.
Um die neuen Möglichkeiten zu nutzen, markieren Sie die zu bearbeitenden Zellen. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf das Symbol Bedingte Formatierung . Im nun angezeigten Auswahlmenü stehen die unterschiedlichen Formatierungstypen zur Verfügung. Mit dem Befehl Weitere Regeln können Sie auch eigene Varianten erstellen.
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Excel-Dateien ohne Makros speichern
Bei Excel werden zur Arbeitserleichterung gerne Makros verwendet. Wenn man Excel-Dateien aber weitergeben möchte, ist es oft unerwünscht, dass diese Makros enthalten.
Zumal beim Öffnen der Dateien Sicherheitswarnungen für eine Verunsicherung vieler Empfänger sorgen. Excel 2007 und Excel 2010 benutzen unterschiedliche Dateitypen, je nachdem, ob der Anwender Tabellen mit oder ohne Makros sichern möchte.
Wenn man die Dateien über Speichern unter als Excel-Arbeitsmappe ablegt, entfernt die Tabellenkalkulation alle Makros daraus. Die Dateien erhalten in diesem Fall die Erweiterung XLSX anstatt XLSM.
Produkte : Der Tipp funktioniert mit Excel 2007 und 2010.
In Excel mit tatsächlichen Arbeitstagen rechnen
Wer komplexe Auswertungen fahren muss, oder für Projektabläufe verantwortlich ist, tut gut daran die entsprechenden Zeiträume auf tatsächliche Arbeitstage zu untersuchen. Das dient sowohl als Planungs- wie auch als Argumentationshilfe. Excelstellt hierfür eine gesonderte Funktion zur Verfügung.
Die Situation ist bekannt. Da fallen leichtfertig Äußerungen wie „Das Projekt lässt sich locker in einem Monat stemmen“ und dann bringt besagter Monat gerademal 21 Arbeitstage mit, obwohl es ein Monat mit 31 Bruttotagen ist. Und schon hat man sich einen unrealistischen Abgabetermin eingehandelt.
Über die Excel-Funktion Nettoarbeitstage können Sie berechnen, wie viele Arbeitstage zwischen zwei Daten tatsächlich verfügbar sind. Die Syntax der Funktion ist denkbar einfach
Wenn Sie lediglich Ausgangsdatum und Enddatum eingeben, liefert Ihnen Excel die Arbeitstage für den entsprechenden Zeitraum zurück, ohne die Wochenenden. Damit auch Feiertage oder andere freie Tage, wie etwa Betriebsferien oder geregelte Brückentage, berücksichtigt werden, gilt es noch eine Liste für das Argument „Freie_Tage“ anzulegen. Legen Sie hierfür einen Zellbereich mit den entsprechenden Daten an und vergeben Sie für diesen Bereich einen Namen, den Sie wiederum entsprechend in die Formel einfügen.
Produkte : Die Funktion gehört seit Office 2003 zu Excel. (mje)
Speicherort für Dateien in Excel 2010 dauerhaft einblenden
Insbesondere wenn man Tabellen und Arbeitsmappen auf Netzwerklaufwerken ablegt, kann es hilfreich sein diesen exakten Pfad in der Schnellzugriffsleiste von Exceleinzublenden. Der häufig beliebig komplexe Pfad lässt sich so schnell an Kollegen weiterreichen.
Eben hat man noch die Arbeitsmappe gespeichert, und schon bräuchte man genau diesen Pfad, um ihn an die ebenfalls am Projekt beteiligten Kollegen zu senden. Schließlich ist es allemal besser lediglich den Link als die ganze Datei beispielsweise per Mail zu versenden. In Excel 2010 können Sie den genauen Speicherort der Datei einfach in der Schnellzugriffsleiste einblenden.
Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Schnellzugriffsleiste und wählen Sie Weitere Befehle . In der Box Befehle auswählen ist die Option Befehle nicht im Menüband die richtige Wahl. Fügen Sie den Befehl Dokumentenspeicherort der Schnellzugriffsleiste hinzu.
Wenn Sie die Box nicht mehr in der Schnellzugriffsleiste haben wollen, klicken Sie mit rechten Maustaste auf den Rand der Box. Wählen Sie Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen .
Produkte : Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010. Die Vorgehensweise in Excel 2007 ist ähnlich.
In Excel Zellen-Eingabe auf bestimmte Werte
Es gehört zu den alltäglichen Problemen, dass zwischen dem Ersteller eines Excel-Sheets und den Anwendern, die sie ausfüllen, nicht immer ein mentales Übereinkommen hinsichtlich der Zellinhalte besteht. Da werden dann beispielsweise alphanumerische Werte eingeben, obwohl eigentlich nur ganze Zahlen gewünscht waren. Dies erschwert so manche Datenerfassung und macht Nacharbeiten erforderlich. Mit der Funktion Datenüberprüfung aus Excel kann man da Missverständnissen vorbeugen.
Markieren Sie hierfür den Bereich, für den die Überprüfen gelten soll. Wechseln Sie dann zu Daten/Datenüberprüfung . Achtung: Wenn die Datei bereits freigegeben ist, lässt sich die Datenüberprüfung nicht mehr einrichten. Im ersten Register Einstellungen können Sie unter Zulassen bestimmen, welche Werte Sie erlauben wollen. In dem Register Eingabemeldung können Sie einen Text eingeben. Diesen bekommt der Anwender angezeigt, wenn er die Zelle anwählt.
Sie können im Register Fehlermeldung wählen, welche Art angezeigt wird. Zur Auswahl stehen: Stopp , Warnung und Information . Da gilt es bei der Wahl die Sensibilität der Anwender zu berücksichtigten. Bei Stopp bekommt der Anwender solange einen Fehler angezeigt, bis er einen korrekten Wert eingibt. Bei Warnung erscheint die Fehlermeldung und der Warnhinweise, der Anwender kann sich jedoch über Fortfahren und Ja darüber hinweg setzen. Information ist die weichste Variante, hier bekommt der Anwender lediglich den Hinweis angezeigt.
Produkte : Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2010 .
Termine in Outlook vor einem bestimmten Datum löschen
In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Einträge ganz einfach löschen.
Wechseln Sie in Outlook 2010 über Ansicht / Ansicht ändern zur tabellarischen Kalenderansicht. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Anschließend markieren Sie zunächst den ersten Eintrag des Datums, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen, und dann mit der Tastenkombination Shift + Ende alle Termine ab diesem Datum bis zum ältesten Termin.
Mit der Taste Entf lassen sich die markierten Elemente nun in einem Rutsch entfernen. Diese landen zunächst im Ordner Gelöschte Objekte . Endgültig gelöscht sind sie allerdings erst, wenn man per Rechtsklick im Kontextmenü den Ordner leert, erst dann wird auch der Speicherplatz wieder freigegeben.
Den Vorgang, um Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte zu entfernen, lässt sich auch automatisieren. Dazu muss die Registerkarte Weitere über das Menü Extras undOptionen aufgerufen werden. Anschließend muss man lediglich noch das Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner „Gelöschte Objekte“ leerenaktivieren. Um die Funktion wieder zu deaktivieren, muss der Anwender das Kontrollkästchen entsprechend wieder demarkieren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 2010 .
Outlook 2010: Kontakte nach Nachnamen sortieren
Das Adressbuch von Outlook 2010 sortiert die Kontakte in der Voreinstellung nach Vornamen. Eine Einordnung nach Familienname wäre indes praktischer. Leider ist das Ändern der Sortierung nicht sehr intuitiv gelöst – wir zeigen wie es geht.
Microsoft bietet bei Outlook 2010 natürlich eine Möglichkeit an, die Voreinstellung der Kontaktedarstellung zu ändern.
Bei der etwas umständlichen Vorgehensweise müssen Sie zuerst für alle Kontakte das Feld Speichern unter auf die gewünschte Reihenfolge (Nachname, Vorname) umstellen. Klicken Sie dann auf Datei / Informationen / Konteneinstellungen , und aktivieren Sie die Registerkarte Adressbücher . Doppelklicken Sie auf Outlook-Adressbuch , und aktivieren Sie die Option Wie „Speichern unter“ (Mander, Jens) .
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Neu: Verschlüsselte Verbindung in Outlook ordnungsgemäß einrichten
Damit Unberechtigte den Mail-Verkehr nicht belauschen können, bieten die meisten Anbieter eine SSL/TLS-Verbindung an. In Outlook lässt sich beim Einrichten eines Kontos angeben, dass die Kommunikation verschlüsselt erfolgen soll. Allerdings verwendet der Microsoft-Client nicht automatisch den richtigen Port.
Für die korrekte Port-Konfiguration ist eine manuelle Nachjustierung erforderlich. Nachdem Sie zunächst im Outlook-Einrichtungsassistenten Name, Mail-Adresse und Passwort angegeben haben, klicken Sie auf Weitere Einstellungen . Wählen Sie die Registerkarte Erweitert , und aktivieren Sie SSL für den Posteingangs- und TLS für den Postausgangsserver.
Bei Ersterem ändert Outlook den Port automatisch von 143 in 993 (IMAP) oder von 110 in 995 (POP). Bei Letzterem erfolgt die entsprechende Anpassung jedoch nicht selbsttätig, sodass es zu einem Fehler kommt, wenn Sie Nachrichten verschicken wollen. Ändern Sie deshalb den eingestellten Port 25 manuell auf Port 465. Manche Server nutzen in einigen Fällen hierfür auch Port 587. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich an seinen Mail-Provider wenden.
Produkte : Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Outlook .
Powerpoint-Präsentationen schützen
Gerade im geschäftlichen Umfeld verschicken viele Benutzer Powerpoint-Dateien häufig per E-Mail. Dabei vergessen sie nur zu leicht, dass ohne Passwortschutz jeder Empfänger den Inhalt der Präsentation manipulieren kann. Das lässt sich mithilfe von Bordmitteln verhindern.
Mit aktiviertem Kennwort kann der Empfänger die Powerpoint-Präsentation zwar noch öffnen, aber nicht ändern. Bis zur Version 2003 gelingt das über den Befehl Extras / Sicherheitsoptionen . Ab PowerPoint 2007 befindet sich die Option im Dialogfeld vonSpeichern unter . Klicken Sie hier zuerst auf die Schaltfläche Tools und dann auf den Eintrag Allgemeine Optionen . Im folgenden Fenster geben Sie im Feld Kennwort zum Ändern das Passwort ein.
Produkte : Der Trick funktioniert mit Microsoft Powerpoint 2003, 2007 und 2010. (mje/cvi)
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